La capacitación en adquisiciones está disponible en una amplia gama de colegios comunitarios y universidades. Adquisición es otro término para comprar o comprar. Se utiliza para describir la actividad de compra en nombre de una empresa u organización. Hay tres niveles diferentes de capacitación en adquisiciones: procesamiento de datos básicos, análisis de adquisiciones y gestión.
El procesamiento de datos es un área importante de capacitación en adquisiciones. La gran mayoría de la actividad de adquisiciones se completa con programas informáticos. La capacidad de ingresar correctamente los datos requeridos es una parte esencial del proceso de adquisición. Este tipo de capacitación en adquisiciones está disponible a nivel comunitario y profesional. Este curso puede centrarse en un programa de software específico o lo suficientemente general como para aplicarse a los productos más utilizados.
La capacitación en análisis de adquisiciones está disponible a través de un programa de estudios universitarios o universitarios. El análisis de datos se utiliza para determinar dónde la empresa u organización puede ahorrar dinero o mejorar el proceso comercial. Los conceptos principales utilizados en este tipo de capacitación incluyen gestión y normalización de datos, estadísticas, valores atípicos y cubos de datos. Todas estas habilidades se pueden utilizar para cualquier otro tipo de gestión de datos o programas de análisis.
La capacitación en gestión de adquisiciones incorpora tanto análisis de adquisiciones como informes financieros. La capacitación requerida para un puesto en administración es típicamente un programa o certificado de posgrado. Estos programas de un año proporcionan la capacitación adicional requerida en esta importante función comercial.
Dentro de una gran empresa, todos los que procesan solicitudes de compra u órdenes de compra generalmente deben completar la capacitación en adquisiciones. Esta capacitación se divide en tres áreas: política interna de adquisiciones, obligaciones financieras y calidad de datos. El cumplimiento de la política de adquisiciones es esencial para evitar demandas y disputas costosas.
La capacitación en obligaciones financieras relacionadas con la actividad de adquisiciones es un aspecto crucial de la gestión presupuestaria y del efectivo. Las grandes empresas suelen crear un presupuesto de gastos para diferentes productos o actividades. La capacitación precisa de la actividad de compra con respecto a este presupuesto es absolutamente necesaria para realizar un seguimiento adecuado del gasto. Es importante recordar que una orden de compra es un contrato vinculante. Una vez que los materiales han sido entregados, el cliente está obligado a pagar el valor de la orden de compra. La mala gestión de las adquisiciones puede dar lugar a problemas de flujo de caja y un compromiso excesivo de fondos.
La calidad e integridad de los datos es muy importante en un sistema de adquisición. Un ejemplo de uso común es la creación de registros maestros de proveedores. Idealmente, se crea una cuenta de proveedor para cada proveedor. Todas las compras, facturas, recibos de mercancías, devoluciones y créditos se registran en esta cuenta de proveedor. Se pueden ejecutar informes en la cuenta para determinar el valor total en dólares de los gastos con el proveedor durante un período de tiempo y los materiales comprados. Si se crean varias cuentas para el mismo proveedor, los informes son incorrectos y la compañía perderá oportunidades para negociar contratos de precios, en función de un valor específico en dólares de la actividad de compra.