La colaboración basada en web es un avance en la tecnología que hace posible que un equipo de personas de varios puntos del mundo trabaje en un solo proyecto, como si estuvieran sentados juntos en el mismo cubículo. Este fenómeno también se denomina comúnmente colaboración en línea, colaboración web o colaboración en Internet. Las herramientas de colaboración basadas en la web, como el almacenamiento en línea de archivos, las teleconferencias web y la edición en tiempo real, hacen posible que los organizadores del equipo utilicen las fortalezas de los miembros del equipo donde más se necesitan, independientemente de las limitaciones geográficas. Los miembros individuales del equipo tienen acceso a los distintos archivos del proyecto necesarios, lo que les permite leer y editar los archivos en tiempo real.
El software utilizado en la colaboración basada en la web tiene varios propósitos. Una característica importante es su capacidad para permitir la comunicación en tiempo real entre los miembros individuales del equipo y la base digital de operaciones. El software de colaboración basado en la web puede incluir las capacidades de chat grupal basado en texto y mensajería privada, o puede incluir teleconferencias de audio y video en tiempo real. Esta capacidad de comunicarse de manera efectiva es una de las características más importantes del software colaborativo: mantiene a todos los miembros del equipo enfocados en el impulso del proyecto.
El software de colaboración basado en web también tiene la capacidad de almacenar y editar archivos desde una ubicación remota. Si bien algunas empresas pueden optar por almacenar proyectos en el servidor de la empresa en el hogar al que las computadoras de la red local acceden fácilmente, el almacenamiento en la nube es otra opción que puede ser más útil para los esfuerzos de colaboración basados en la web. El almacenamiento en la nube permite que los archivos y documentos del proyecto se almacenen en una ubicación remota accesible a las personas que conocen la ubicación y se les ha otorgado acceso a estos archivos. El uso de métodos de almacenamiento de archivos basados en la nube a menudo es preferible al almacenamiento interno de archivos porque elimina parte de la carga de los servidores de la red local. También mantiene los archivos seguros en una ubicación secundaria en caso de un mal funcionamiento del sistema o un desastre, y permite un método fácil de colaborar con miembros del equipo remoto sin sacrificar la seguridad de una red local.
Otra característica importante del software de colaboración basado en la web es la capacidad de realizar ediciones en tiempo real de los documentos del proyecto. Los cambios en tiempo real hacen posible que los miembros del equipo implementen cambios en el proyecto casi instantáneamente, reduciendo así el tiempo de desarrollo y mejorando la eficiencia. En las herramientas de colaboración basadas en la web de gama alta, esta función de edición en tiempo real también puede ir acompañada de un registro de cambios o un sistema de seguimiento. Dicho sistema puede realizar un seguimiento de quién realizó cambios específicos en el documento y qué se cambió en caso de que el archivo deba volver a su forma original.