Algunos lamentan la falta de etiqueta telefónica básica tanto en llamadas personales como profesionales. La etiqueta telefónica ofrece una forma para que las personas funcionen educadamente juntas en una sociedad, eliminando la frustración y los contratiempos de comunicación. Sin embargo, la etiqueta telefónica funciona mejor cuando todos conocen las reglas.
Empiece temprano a enseñar a los niños la etiqueta telefónica. No permita que un niño conteste el teléfono a menos que tenga un conocimiento práctico de lo que debe decir. Nadie quiere una conversación frustrante con un niño de un año que apenas habla. En su lugar, capacite a los niños de entre tres y cinco años, dependiendo de su capacidad para hablar, para que aprendan a contestar el teléfono de manera cortés.
Contestar un teléfono comienza con un simple «Hola». Para los niños, la etiqueta telefónica básica incluye preguntar cortésmente quién es la persona que llama. La persona al otro lado de la línea debe identificarse, pero con frecuencia este no es el caso. Indique al niño que escuche una presentación antes de pedirla.
Una muestra de una llamada aprobada por etiqueta telefónica para principiantes es la siguiente:
«¿Hola?»
«Hola, ¿puedo hablar con tu madre?»
«¿Puedo preguntar quien llama?»
«Este es Bob Shipley de la tienda de automóviles».
“¿Puedes esperar un momento?
En este punto, el niño debería poder decirle al padre quién está llamando y no gritar tan fuerte como sea posible: «¡Oye, mamá, Bob Shipley está al teléfono!» Si por alguna razón el padre está ocupado, cambiando un pañal o en el baño, el niño debe regresar a la persona que llama y decirle que la persona solicitada no está disponible. En este punto, el niño debe tomar un número o mensaje. El niño no debe revelar las acciones de la persona solicitada, como «Ella está en el baño». Él o ella debe simplemente decirle que el padre no puede atender el teléfono y que le devolverá la llamada muy pronto.
Enseñar esta etiqueta telefónica básica a los niños pequeños puede resultar en hábitos de cortesía para toda la vida con las personas que llaman. La siguiente regla de etiqueta telefónica es hacer devoluciones de llamada a tiempo. Si un niño ha respondido que un padre le devuelve la llamada rápidamente, el padre debe hacer precisamente eso, a menos que surja una emergencia.
Para la persona que llama, la identificación es clave. Un saludo del «destinatario» debe ir seguido de «Hola, este es fulano de tal». ¿Puedo hablar con la Sra. Jones? Siempre que sea posible, se debe presentar suficiente información sobre su negocio por adelantado. Los consultorios médicos y las compañías de tarjetas de crédito son la excepción debido a las leyes de confidencialidad. En este caso, quienes llaman solo pueden indicar su nombre y número.
La etiqueta telefónica requiere que tanto la persona que llama como el receptor estén listos para escribir información cuando sea necesario. Antes de realizar una llamada, o tomar una, asegúrese de tener un instrumento de escritura que funcione, cualquier información que pueda necesitar dar y algo sobre lo que escribir.
Por el bien de la persona en la otra línea, haga que las llamadas telefónicas sean breves pero amigables. Una vez que se haya realizado la transacción, termine con un simple agradecimiento, ya sea por utilizar una empresa o por proporcionar la información necesaria. Los agradecimientos deben ser correspondidos para promover una buena etiqueta telefónica. Además, tenga en cuenta las diferentes zonas horarias. Trate de llamar durante el día. Evite las llamadas antes de las 9 a. M. Y después de las 9 p. M.
La etiqueta telefónica básica también requiere cortesía con los abogados. No es necesario escuchar un argumento de venta completo. Se puede preguntar el nombre y el negocio de un abogado, que generalmente trabaja con un guión, y luego expresar desinterés en el negocio o los productos. También se puede afirmar que no realiza negocios por teléfono. También se puede solicitar que se incluya su nombre en una lista de no llamar en el futuro.
Filtrar llamadas con identificador de llamadas es aceptable cuando uno no tiene tiempo ni ganas de hablar con la persona que llama. La etiqueta telefónica básica tampoco exige que uno devuelva las llamadas telefónicas de abogados no deseados. Sin embargo, si uno filtra las llamadas de familiares, amigos o socios comerciales, debe hacer un esfuerzo por devolver las llamadas de manera oportuna.