La gestión de las comunicaciones se refiere al flujo de información dentro de una empresa o entre varias empresas. Se centra en la planificación y ejecución de los diversos métodos de comunicación que una empresa utiliza para llegar a su público objetivo, por ejemplo, consumidores, proveedores, medios de comunicación, etc. Ya sea interna o externa, la gestión de las comunicaciones desempeña un papel vital y dinámico en cualquier modelo de negocio. .
Cada vez que una empresa desea comunicar un mensaje, primero debe considerar muchos factores. Las empresas deben determinar quién es el público objetivo y qué los hace únicos. Se considera cuidadosamente cómo llegar a esa audiencia de la manera más convincente y oportuna. Hacer estas determinaciones ayudará a un especialista a dirigir un mensaje específico a un público específico.
Un especialista en relaciones públicas puede analizar las audiencias objetivo de una empresa y dividirlas en categorías como empleados, proveedores, etc. Luego, depende del personal de comunicaciones ajustar y dirigir el flujo de información hacia y desde estas audiencias. Los especialistas en relaciones públicas y los gerentes de comunicaciones tienen funciones muy similares cuando se trata de comunicación.
Un ejemplo de gestión de comunicaciones es un boletín de la compañía que se distribuye únicamente a los empleados de la compañía. Una vez que una empresa ha determinado el mensaje apropiado que desea relacionar, debe seleccionar un medio a través del cual comunicarlo. En este ejemplo, el medio es un boletín informativo. La información contenida en el boletín debe alcanzar los objetivos de la empresa.
Otro ejemplo más complejo de gestión de comunicaciones es un sitio web. El sitio web de una empresa puede dirigirse a múltiples audiencias con varios mensajes segmentando el sitio web. Esto requiere bastante planificación avanzada y quizás una revisión de la tecnología de la información (TI). En el sitio web, los proveedores pueden ser dirigidos a una determinada sección del sitio web que contiene información pertinente para ellos, mientras que los empleados y clientes pueden ser dirigidos a otra sección.
La comunicación bidireccional no debe pasarse por alto al evaluar las comunicaciones. Los comentarios de los empleados, clientes, etc., son invaluables si una empresa realmente quiere mejorar y administrar la comunicación. Una empresa debe enfocarse en la forma más fácil para que una audiencia envíe un mensaje, y luego planear formas de ejecutar esa misión.
La amplia gama de métodos de comunicación en la era digital actual obliga a los expertos en gestión de comunicaciones a adaptarse rápidamente en respuesta a las tecnologías cambiantes. Parece que todos los días un nuevo sitio web de redes sociales o una empresa de TI intenta obtener su participación en el mercado a través de la innovación tecnológica. Cuando eso sucede, el equipo de comunicaciones debe responder rápidamente, adaptando su mensaje a la audiencia correcta.