El t?rmino gesti?n de contratos generalmente se usa en los departamentos de compras o compras. Como parte de las responsabilidades del departamento de adquisiciones, el gerente negocia, acepta y firma contratos con proveedores de bienes y servicios para la organizaci?n. La gesti?n de contratos es el proceso de garantizar que el proveedor cumpla con los t?rminos de su contrato negociado. Aunque el papel de la adquisici?n en el proceso de negociaci?n es una parte esencial de un proceso de gesti?n de costos, la gesti?n de contratos es donde se logran o pierden los ahorros reales.
Las pr?cticas efectivas de gesti?n de contratos dan como resultado costos operativos m?s bajos, servicios eficientes y una posici?n de negociaci?n m?s s?lida durante la pr?xima ronda de negociaciones. La gesti?n de contratos incluye garantizar el cumplimiento del contrato, actuar como el contacto principal para los asuntos relacionados con el servicio y la resoluci?n de disputas, as? como gestionar cualquier pago o cl?usula negociada en el contrato. En general, la gesti?n de contratos se puede dividir en tres ?reas principales: umbrales, descuentos y cl?usulas de rendimiento.
Umbral es un t?rmino utilizado para definir objetivos espec?ficos de gasto en d?lares, transacciones o unidades compradas. Estos umbrales generalmente est?n vinculados a descuentos en d?lares en el precio de compra y a menudo se basan en la cantidad de pedidos recibidos dentro de un per?odo de tiempo espec?fico. Como parte del proceso de negociaci?n, los umbrales a menudo se utilizan para exigir descuentos a?n m?s profundos que los que normalmente proporcionar?a el proveedor. A medida que aumenta el volumen, el proveedor tiene la motivaci?n y la capacidad de reducir el precio, ya que sus costos disminuyen.
Los reembolsos se utilizan como recompensa o incentivo para que el proveedor cumpla con objetivos espec?ficos. Por ejemplo, una panader?a puede negociar la compra de una cantidad espec?fica de harina durante un per?odo de tiempo establecido. Cualquier solicitud adicional no programada que se complete dentro de un per?odo de tiempo espec?fico es elegible para un reembolso al proveedor. La factura corresponde al monto est?ndar, pero el reembolso se calcula y se devuelve al proveedor como recompensa por satisfacer una necesidad inmediata. Esta flexibilidad a menudo se encuentra en entornos urgentes, donde el contrato es para un cronograma de entrega est?ndar, pero se necesita flexibilidad adicional para cumplir con los requisitos del negocio.
Las cl?usulas de rendimiento se basan en elementos medibles que son cr?ticos para la operaci?n del negocio. Las cl?usulas comunes se basan en la entrega dentro de un marco de tiempo espec?fico, la facturaci?n dentro de un rango de fechas establecido, el cumplimiento de las fechas de entrega de referencia y el porcentaje de finalizaci?n para proyectos de construcci?n. El prop?sito de una cl?usula de rendimiento es establecer un m?todo de medici?n aceptado entre el proveedor y el cliente. Estas cl?usulas a menudo est?n vinculadas a sanciones o recompensas, dependiendo de la industria.
La gesti?n eficaz de contratos implica el seguimiento diario de la actividad, la gesti?n del rendimiento y el seguimiento con el proveedor. Solo a trav?s de un proceso activo de gesti?n de contratos, la empresa puede reclamar cualquier beneficio incluido en el contrato. Estos beneficios pueden incluir cl?usulas de liberaci?n anticipada, reducciones de pago adicionales y otras sanciones.