El departamento de gestión de viajes corporativos (CTM) de una empresa gestiona todos los aspectos de los arreglos de viaje de los empleados de la empresa. Los contratos con los socios de viajes, como las cadenas de hoteles, los organiza el grupo de gestión de viajes corporativos, y los empleados deben realizar los arreglos para los viajes de negocios a través del departamento de gestión de viajes. Las grandes corporaciones tienen departamentos de gestión de viajes corporativos, mientras que las empresas más pequeñas tienden a emplear agentes de viajes para proporcionar algunos de los mismos tipos de servicios.
Las políticas relacionadas con los viajes corporativos suelen ser formuladas por el grupo de gestión de viajes junto con los departamentos de recursos humanos y finanzas. Las grandes corporaciones tienen un presupuesto anual para gastos de viaje, y el grupo de viajes corporativos debe asegurarse de que el costo total de los viajes de los empleados no exceda el presupuesto anual. Algunos grupos de viajes asignan un presupuesto de viaje a cada división de la corporación, y los gerentes de departamento son responsables de supervisar los arreglos de viaje de sus propios empleados.
Un grupo de gestión de viajes corporativos normalmente establece vínculos con empresas que pueden proporcionar transporte y alojamiento a los empleados durante los viajes de negocios. Las grandes empresas acuerdan contratos con varias cadenas hoteleras para garantizar que los empleados puedan encontrar hoteles asociados en los que alojarse, independientemente del lugar al que deban viajar por negocios. Las empresas normalmente reciben un descuento significativo para las reservas de grupos y reciben tarifas con descuento por aceptar trabajar con determinadas cadenas hoteleras y aerolíneas. Estos descuentos dependen del hecho de que el grupo de viajes corporativos acuerde realizar una cierta cantidad de negocios con cada empresa asociada. Los hoteles y las aerolíneas pueden descontinuar los descuentos si las corporaciones realizan reservas con menos frecuencia de lo acordado originalmente.
A los empleados que tienen que viajar en viajes nocturnos normalmente se les reembolsan los gastos relacionados con las comidas, la lavandería y la limpieza en seco. El grupo de gestión empresarial realiza investigaciones para determinar el costo de las comidas y otros servicios en diferentes regiones geográficas, y utiliza esta información para establecer límites de gastos diarios para los empleados. Las empresas solo reembolsan los gastos que no superan el límite, aunque los empleados son libres de gastar más allá del límite diario si utilizan sus propios fondos. Algunos grupos de gestión de viajes corporativos proporcionan a los empleados tarjetas de crédito corporativas, lo que permite a los empleados cargar los gastos directamente a la empresa en lugar de presentar reclamaciones de reembolso.
Cuando los gastos anuales superan el presupuesto establecido, el grupo de gestión de viajes corporativos es responsable de garantizar que los empleados de la empresa cambien o cancelen los planes de viaje durante el resto del año. Muchas empresas requieren que los empleados realicen reuniones a través de conferencias telefónicas para reducir costos. Los presupuestos para viajes se revisan anualmente y pueden aumentarse para adaptarse a los precios en aumento, pero la mayoría de las empresas consideran los gastos de viaje como gastos controlables y tienden a mantener los presupuestos de viaje al mínimo.