La planificaci?n de compras es el proceso utilizado por las empresas o instituciones para planificar la actividad de compras durante un per?odo espec?fico de tiempo. Esto se completa com?nmente durante el proceso de presupuestaci?n. Cada a?o, los departamentos deben solicitar un presupuesto para el personal, los gastos y las compras. Este es el primer paso en el proceso de planificaci?n de adquisiciones.
Luego se revisan los presupuestos de todos los departamentos, y en una organizaci?n comprometida con la planificaci?n de las adquisiciones, los contadores pasan el tiempo para encontrar requisitos de compra comunes. En funci?n de los presupuestos presentados, pueden ordenar a los departamentos que trabajen con compras centrales para combinar sus gastos planificados para productos espec?ficos. Este proceso funciona mejor en una organizaci?n comprometida con la reducci?n de costos. Los problemas relacionados con las fechas de entrega, el cumplimiento del contrato y los problemas de servicio al cliente deben resolverse internamente antes de salir del contrato.
El concepto principal de adquisici?n es que la planificaci?n, la programaci?n y las compras grupales avanzadas generar?n ahorros de costos, una operaci?n comercial m?s eficiente y, por lo tanto, una mayor rentabilidad. Hay cuatro pasos que forman la base de la planificaci?n de adquisiciones: compras grupales, entregas justo a tiempo, precios negociados a granel y gastos administrativos reducidos.
La compra grupal es el proceso de combinar los requisitos de recursos totales para diferentes departamentos y crear una orden de compra. Los departamentos pueden ubicarse f?sicamente en una variedad de edificios, con las fechas de entrega, cantidades y condiciones enumeradas en la orden de compra. Esta pr?ctica es cada vez m?s com?n en empresas gubernamentales y del sector p?blico, donde se puede comprar el mismo art?culo para una variedad de instituciones diferentes.
La entrega justo a tiempo es un componente central de la planificaci?n de adquisiciones. Bajo este modelo, el costo de almacenamiento corre a cargo del proveedor. Son responsables de garantizar que las cantidades compradas de materiales est?n listas y disponibles para su entrega en las fechas y horas especificadas. Este tipo de requisito de entrega generalmente se combina con compras grupales, manteniendo bajos los costos de almacenamiento.
La negociaci?n y fijaci?n de precios a granel es muy importante al completar la planificaci?n de adquisiciones. Las organizaciones que combinan la cantidad total requerida para un per?odo de tiempo espec?fico pueden obtener precios m?s bajos, en funci?n de un nivel espec?fico de pedido. Las negociaciones generalmente las completa el director de compras o el agente de compras senior.
La sobrecarga administrativa es el costo para la organizaci?n de todo el ciclo de compras a pagar. Esto incluye los salarios y costos de soporte para el personal de adquisiciones, procesamiento de facturas, producci?n de cheques y resoluci?n de consultas de proveedores. Un proceso organizado y administrado elimina una cantidad significativa de estos costos, ya que se incurre solo una vez por cada producto.
Inteligente de activos.