La redacción de ofertas es una parte necesaria de la supervivencia y la existencia de muchas empresas. Las empresas deben ganar ofertas para mantenerse en el negocio, y las propuestas de ofertas se realizan por escrito. Las fuentes de financiación a partir de las cuales se solicitan las ofertas son limitadas, por lo que una buena oferta escrita es imprescindible. Asegurar estos fondos para una corporación también es un proceso difícil y competitivo, ya que todas las compañías necesitan dinero en un momento u otro.
La redacción de ofertas es una habilidad que se puede refinar y fortalecer con tiempo y práctica. Algunas empresas tienen sus propios redactores de ofertas dentro de la empresa, mientras que otras utilizan servicios que escriben ofertas, solicitudes de propuestas y plantillas de ofertas. La solicitud de propuesta (RFP) es un documento que forma parte del proceso de licitación utilizado para presentar una propuesta para un servicio específico. Una solicitud de plantilla de propuesta suele ser similar a una plantilla de oferta o plantilla de propuesta general. Estos consisten en formatos básicos que el redactor de ofertas puede utilizar como punto de partida y, a partir de ahí, adaptar el estilo de escritura y el idioma a la empresa que representa.
Como la redacción de ofertas generalmente debe hacerse en un plazo ajustado para asegurar los fondos necesarios, las empresas a menudo recurren a los servicios de redacción para redactar las ofertas para ellos. Estos servicios a menudo incluirán consultoría de ofertas, un cuestionario de precalificación, la RFP, una presentación de Invitación a licitación (ITT), revisión, edición, investigación, preparación de todos los documentos y capacitación de presentación. A veces, la empresa debe presentar su oferta ante el grupo que proporciona el financiamiento. La organización que se encarga de la redacción de la oferta a menudo está dispuesta a proporcionar sesiones de capacitación para la compañía sobre las mejores tácticas y estrategias para usar al presentar la oferta.
Antes de que se pueda redactar una oferta, una empresa debe reunir todos sus registros y datos financieros, incluidas las declaraciones de impuestos y la información de la nómina. También se debe obtener un formulario de oferta y una hoja de propuesta de oferta, que describen todas las reglas a seguir en la oferta. La persona u organización que escribe la oferta también debe tener en cuenta los informes de inspección. A menudo, las ofertas ni siquiera se considerarán a menos que la oferta contenga un informe de inspección apropiado del edificio u oficina desde donde se emite la oferta.
Todos los términos de la licitación deben describirse explícitamente en el documento, ya que la correspondencia verbal no siempre se cumple. El mejor consejo para la redacción de ofertas es ocuparse de él lo antes posible. No espere hasta que se acerque la fecha límite porque la oferta se apresurará y los evaluadores lo notarán. Las ofertas deben estar bien planificadas; esto a menudo se logra mejor mediante el uso de un esquema antes de que tenga lugar la escritura. Asegúrese de que la escritura sea persuasiva y atractiva, ya que las ofertas más exitosas captan la atención de los lectores de inmediato.
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