Un elemento de acción es una tarea que debe llevarse a cabo, a menudo como un paso en un proyecto o empresa más grande. En los negocios, tales artículos se asignan frecuentemente a miembros individuales o departamentales de un equipo de proyecto, de acuerdo con la disponibilidad y el área de especialización. En la mayoría de los casos, los elementos de acción van acompañados de una fecha de entrega o vencimiento, una fecha en la que la tarea debe realizarse para que otras tareas se completen a tiempo.
En proyectos de grandes empresas, un gerente de proyecto a menudo es responsable de desarrollar y mantener la lista de elementos de acción, asignar cada elemento de acción y garantizar que cada miembro del equipo cumpla con las fechas de vencimiento. El desarrollo de la lista es un paso temprano en cualquier plan de proyecto y es crítico para el éxito del proyecto. Cada acción requerida debe identificarse y definirse claramente para que pueda asignarse a una parte responsable. También es fundamental que cada elemento se coloque en su posición adecuada en la línea de tiempo porque otras acciones pueden depender de la finalización de un elemento anterior.
Por ejemplo, un equipo podría estar trabajando para desarrollar un nuevo producto para un cliente. Las tareas iniciales de la lista de elementos de acción pueden incluir identificar el presupuesto, determinar el tamaño máximo permitido, obtener una cantidad de orden final y obtener una fecha de vencimiento del cliente. La siguiente ronda de elementos de acción podría incluir el diseño del producto y la identificación de materiales. Esta segunda ronda de tareas ni siquiera puede iniciarse hasta que se complete la primera ronda de tareas porque el tipo de materiales seleccionados y la complejidad del diseño se verán significativamente afectados por el tamaño del artículo, el número ordenado, el tiempo en que se terminó El producto debe ser entregado y el presupuesto disponible. Si un individuo responsable de una tarea de primera ronda no cumple con su fecha de vencimiento, las fechas de vencimiento para todas las rondas de tareas posteriores también se retrasarán.
La finalización oportuna de un elemento de acción también es crítica porque los elementos de acción posteriores a veces no se pueden identificar hasta que se informan los resultados de una tarea. Por ejemplo, una agencia que tiene la tarea de crear un plan de marketing para una universidad pública podría asignar a alguien para averiguar qué restricciones se aplican al uso de fondos gubernamentales para artículos promocionales. Si el resultado de esa consulta es que dichos fondos no se pueden usar para comprar artículos promocionales, la acción subsiguiente podría ser averiguar si la universidad tiene acceso a los fondos de los donantes que se pueden usar. Si la respuesta a la consulta inicial es que se pueden usar fondos del gobierno, pero que los artículos promocionales no pueden incluir artículos comestibles o bebibles, la siguiente acción podría ser identificar qué artículos no alimentarios son los mejores para la universidad.
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