Los especialistas administrativos son profesionales que están capacitados para realizar todas las tareas habituales asociadas con un asistente administrativo, pero también tienen habilidades que permiten diseñar y supervisar proyectos especiales. Por lo general, alguien en este puesto tendrá alguna capacitación en ciencias de la computación, estará calificado para escribir o editar copias de ventas y realizará una serie de funciones que van más allá de las funciones administrativas habituales de la mayoría de las oficinas.
Los especialistas administrativos son capaces de manejar la mayoría de las tareas tradicionales involucradas en la función eficiente de cualquier oficina comercial. Con ese fin, pueden manejar el correo entrante y saliente, ocuparse de archivar documentos, responder llamadas telefónicas entrantes o hacer arreglos de viaje para los ejecutivos. Al mismo tiempo, se les puede pedir que resuelvan una variedad de problemas comunes de la estación de trabajo, como tratar con un disco duro bloqueado o ayudar al personal de la oficina a aprender nuevos programas. No es inusual que un especialista administrativo esté muy involucrado en la orientación de los nuevos empleados, así como en los programas de educación continua para los empleados existentes.
Es probable que el especialista administrativo típico tenga al menos alguna capacitación formal en informática y tecnología. En general, el especialista poseerá excelentes habilidades de comunicación oral y escrita, tenderá a demostrar cualidades de liderazgo que entran en juego al liderar un proyecto de equipo y tendrá cierto grado de creatividad que se puede utilizar al diseñar y evaluar nuevos materiales promocionales y campañas publicitarias. .
A veces denominado asistente súper administrativo, el especialista administrativo puede ser un activo tanto en entornos de oficina pequeños como grandes. Dentro de una oficina pequeña, dicho especialista puede manejar una amplia gama de tareas que de otra manera serían manejadas por otras personas en una oficina grande. Con la oficina más grande, él o ella a menudo actuará como una persona de apoyo y apoyo para el personal de Sistemas de Información, el departamento de contabilidad, la fuerza de ventas y la administración general.