El exceso de costos se refiere a una situación en la cual un proyecto incurre en gastos que exceden los costos esperados descritos en el presupuesto del proyecto. Cuando ocurre un sobrecosto, esto significa que el equipo que trabaja en un proyecto ha gastado todo el dinero presupuestado para el proyecto. Un proyecto que ha alcanzado un costo excesivo requiere dinero que exceda el presupuesto original para completar el trabajo. Los sobrecostos pueden ocurrir por una variedad de razones, pero generalmente se pueden evitar con un diseño cuidadoso del presupuesto y planificación del gasto del proyecto.
Cuando un proyecto supera el presupuesto, puede costarle a una organización más que dinero extra. Los sobrecostos en un proyecto pueden causar demoras mientras el gerente del proyecto encuentra más dinero para el proyecto. En el peor de los casos, un exceso de costos puede detener por completo un proyecto si no hay dinero disponible para compensar la diferencia y financiar la finalización del proyecto.
Las razones para un exceso de costos pueden incluir una organización deficiente, falta de información o demandas de los clientes que excedan lo planeado para un proyecto. La mala organización puede provenir de una mala planificación del proyecto o de una falta de experiencia en la planificación del tipo de proyecto en cuestión. La falta de información precisa sobre el proyecto también puede influir en la precisión de las proyecciones presupuestarias. Si un gerente de proyecto no tiene la información que necesita para planificar un proyecto, el presupuesto puede determinarse a partir de números incorrectos derivados de información incorrecta. La información no confiable puede causar costos adicionales que hacen que un presupuesto no alcance lo que se necesita para completar un proyecto.
A menudo, un costo excesivo puede ocurrir cuando un cliente solicita un trabajo que no se planeó originalmente en un proyecto. Un buen ejemplo de esto podría ser un propietario que realiza múltiples solicitudes adicionales de un contratista sin ajustar el presupuesto para el proyecto de construcción. Como los materiales y la mano de obra adicionales cuestan dinero, cualquier solicitud adicional agrega costos adicionales a los gastos de un proyecto. Estos costos adicionales pueden hacer que un contratista supere el presupuesto si los costos de las solicitudes adicionales no se agregan al presupuesto proyectado original.
A veces, los sobrecostos ocurren por casualidad. El tráfico, los accidentes y los desastres naturales pueden crear daños y demoras que se suman al costo de un proyecto presupuestado. La mejor manera de evitar demoras en el trabajo como resultado del exceso de presupuesto es reservar fondos de emergencia para un proyecto en caso de que obstáculos inesperados hagan que un proyecto exceda su presupuesto.
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