Un libro de gastos es un documento utilizado por los contables y contadores para detallar los gastos incurridos por una entidad o individuo. Por lo general, un libro de gastos detalla las transacciones que ocurren con un per?odo espec?fico de tiempo, como una semana, mes, trimestre o a?o. En muchos pa?ses, las empresas est?n obligadas por ley a mantener libros de gastos para que el gobierno pueda prevenir y detectar actividades ilegales como el lavado de dinero o la malversaci?n de fondos corporativos.
Estos pueden tomar la forma de un libro, una sola hoja de papel o un documento en l?nea o una aplicaci?n de software. Un libro mayor de gastos normalmente se presenta en una hoja de c?lculo con una serie de encabezados enumerados en la parte superior del documento que divide la transacci?n financiera en varias secciones. Por lo general, las diferentes secciones de un libro mayor registran informaci?n como el tipo de pago que se realiza, el nombre del destinatario del pago y la fecha de una transacci?n. El libro mayor generalmente tambi?n incluye un lugar para registrar los n?meros de factura junto con los n?meros de comprobante de los c?digos de referencia para pagos electr?nicos.
Un libro mayor debe incluir un total de gastos corrientes y esto normalmente aparece en cada l?nea junto con cada gasto registrado. El contador generalmente compara el total de gastos actualizado con los gastos que figuran en los extractos bancarios para garantizar que las transacciones se registren con precisi?n. En algunos casos, una transacci?n puede aparecer en el libro de contabilidad mucho antes de que aparezca en el extracto bancario, ya que pueden pasar varios d?as para que se procesen los cheques y otros tipos de transacciones. El tenedor de libros generalmente es responsable de revisar las transacciones pendientes hasta que todos los art?culos hayan sido compensados ??por el banco.
En algunas naciones, los due?os de negocios y las personas pueden reclamar ciertos tipos de gastos como deducciones fiscales. En general, las autoridades fiscales requieren alg?n tipo de evidencia para respaldar estos reclamos. Por lo tanto, a veces se presentan a las autoridades fiscales copias del libro de gastos junto con la documentaci?n de respaldo, como recibos y facturas. En ciertos pa?ses, los funcionarios fiscales pueden auditar a los contribuyentes de a?os fiscales anteriores. En consecuencia, existen leyes vigentes en muchos pa?ses que requieren que las personas mantengan documentos financieros como libros de contabilidad en el archivo durante varios a?os.
En ocasiones, empresas e individuos pueden involucrarse en disputas sobre pagos pendientes. Un cheque perdido o un pago electr?nico mal dirigido puede resultar en que un proveedor de servicios no reciba el pago. Los propietarios de negocios y las personas que mantienen un libro de gastos pueden resolver f?cilmente estos problemas al proporcionar informaci?n al servicio prestado, como el monto del pago y la fecha en que se realiz? el pago. Los tenedores de libros pueden tener problemas legales con las autoridades fiscales y otros proveedores cuando los pagos se pierden o se desv?an y no se mantienen los libros de gastos.
Inteligente de activos.