Un libro de gastos es un documento utilizado por los contables y contadores para detallar los gastos incurridos por una entidad o individuo. Por lo general, un libro de gastos detalla las transacciones que ocurren con un período específico de tiempo, como una semana, mes, trimestre o año. En muchos países, las empresas están obligadas por ley a mantener libros de gastos para que el gobierno pueda prevenir y detectar actividades ilegales como el lavado de dinero o la malversación de fondos corporativos.
Estos pueden tomar la forma de un libro, una sola hoja de papel o un documento en línea o una aplicación de software. Un libro mayor de gastos normalmente se presenta en una hoja de cálculo con una serie de encabezados enumerados en la parte superior del documento que divide la transacción financiera en varias secciones. Por lo general, las diferentes secciones de un libro mayor registran información como el tipo de pago que se realiza, el nombre del destinatario del pago y la fecha de una transacción. El libro mayor generalmente también incluye un lugar para registrar los números de factura junto con los números de comprobante de los códigos de referencia para pagos electrónicos.
Un libro mayor debe incluir un total de gastos corrientes y esto normalmente aparece en cada línea junto con cada gasto registrado. El contador generalmente compara el total de gastos actualizado con los gastos que figuran en los extractos bancarios para garantizar que las transacciones se registren con precisión. En algunos casos, una transacción puede aparecer en el libro de contabilidad mucho antes de que aparezca en el extracto bancario, ya que pueden pasar varios días para que se procesen los cheques y otros tipos de transacciones. El tenedor de libros generalmente es responsable de revisar las transacciones pendientes hasta que todos los artículos hayan sido compensados por el banco.
En algunas naciones, los dueños de negocios y las personas pueden reclamar ciertos tipos de gastos como deducciones fiscales. En general, las autoridades fiscales requieren algún tipo de evidencia para respaldar estos reclamos. Por lo tanto, a veces se presentan a las autoridades fiscales copias del libro de gastos junto con la documentación de respaldo, como recibos y facturas. En ciertos países, los funcionarios fiscales pueden auditar a los contribuyentes de años fiscales anteriores. En consecuencia, existen leyes vigentes en muchos países que requieren que las personas mantengan documentos financieros como libros de contabilidad en el archivo durante varios años.
En ocasiones, empresas e individuos pueden involucrarse en disputas sobre pagos pendientes. Un cheque perdido o un pago electrónico mal dirigido puede resultar en que un proveedor de servicios no reciba el pago. Los propietarios de negocios y las personas que mantienen un libro de gastos pueden resolver fácilmente estos problemas al proporcionar información al servicio prestado, como el monto del pago y la fecha en que se realizó el pago. Los tenedores de libros pueden tener problemas legales con las autoridades fiscales y otros proveedores cuando los pagos se pierden o se desvían y no se mantienen los libros de gastos.
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