Un libro de contabilidad de la ciudad, tambi?n llamado libro de contabilidad de la casa, es el m?todo de contabilidad de un hotel para rastrear transacciones que no son de invitados. La contabilidad hotelera se divide en operaciones de front-office y back-office. La recepci?n generalmente trata con invitados registrados y registra sus transacciones en el libro de visitas. El dinero que maneja el hotel que no es atribuible a un hu?sped actualmente registrado se convierte en parte del libro mayor de la ciudad y lo maneja el departamento de contabilidad en la oficina administrativa.
Los sistemas de contabilidad utilizan libros mayores para recopilar cuentas relacionadas. Un libro mayor de la ciudad es una colecci?n de cuentas relacionadas que rastrea el dinero que trae un hotel y que no forma parte de una transacci?n asociada con un hu?sped actualmente registrado. Algunos hoteles usan una terminolog?a diferente para este libro mayor, llam?ndolo el libro mayor de la casa o el libro mayor que no es de invitados. Sin embargo, sea cual sea el nombre del libro mayor, la funci?n tiende a ser la misma en los sistemas est?ndar de contabilidad hotelera.
Los libros de contabilidad de la ciudad generalmente contienen al menos cuatro cuentas. El primer tipo de cuenta est? configurado para individuos y empresas que usan el hotel para reuniones y eventos. El dinero recaudado de este tipo de clientes es procesado por el departamento de contabilidad del hotel, en lugar de la recepci?n. Por lo general, estos clientes reciben una factura o factura mensual que detalla los cargos asociados con el evento, en lugar de los cargos de una estad?a en un hotel. Bodas, conferencias, seminarios y reuniones de grupo son ejemplos de eventos que esta cuenta rastrear?a en el libro mayor.
En esta misma nota, el segundo tipo de cuenta maneja las transacciones para los ejecutivos que viajan. Si una compa??a tiene una cuenta abierta con el hotel que permite que cualquiera de los empleados de la compa??a se quede mientras est?n en la ciudad, las transacciones se registran en el libro mayor como la cuenta de la casa de la compa??a. El departamento de contabilidad generalmente factura a la compa??a mensualmente por los cargos generados.
Otra cuenta contable de la ciudad generalmente act?a como una cuenta de tarjeta de cr?dito. Cuando un hu?sped usa una tarjeta de cr?dito para realizar el pago, el monto se transfiere del libro de visitas al libro de la ciudad mientras el hotel espera a que la compa??a de la tarjeta de cr?dito libere el pago. Esto refleja el hecho de que el hu?sped ya no se hospeda en el hotel, por lo que la cuenta abierta no puede permanecer en la recepci?n. Una vez que el hu?sped se va, el departamento de contabilidad del hotel es responsable de asegurarse de que la compa??a de la tarjeta de cr?dito remite el pago.
Los hu?spedes que no liquiden sus facturas cuando se van tambi?n tienen las cantidades transferidas a una cuenta en el libro mayor de la ciudad. El departamento de contabilidad se hace responsable de iniciar los procedimientos de cobro contra la persona o hacer un seguimiento seg?n sea necesario. Esto garantiza que el departamento de hotel que sea m?s capaz de gestionar un proceso de recolecci?n sea asignado a la tarea.
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