El término “perfil del alumno” se utiliza en varios sentidos diferentes en la comunidad educativa. En todos los casos, un perfil de estudiante proporciona información sobre un estudiante, pero la información se puede presentar y utilizar de diferentes maneras. Los perfiles de los estudiantes pueden incluir datos enviados por un estudiante, así como información que los miembros del personal agregan en una institución educativa para proporcionar una imagen completa del estudiante. El acceso a muchos tipos de perfiles de estudiantes está restringido debido a preocupaciones sobre seguridad y privacidad.
En una oficina de ayuda financiera, se utiliza un perfil del estudiante para determinar la elegibilidad para la ayuda financiera y para realizar un seguimiento de las cuentas y el historial del estudiante en la universidad. Varias oficinas de ayuda financiera usan un documento específico conocido como PERFIL diseñado por College Board como parte de sus solicitudes de ayuda financiera, con los estudiantes llenando el documento para proporcionar información sobre ellos mismos y sus situaciones financieras. Un perfil típico de ayuda financiera incluye información demográfica sobre el estudiante y los padres junto con información financiera y un historial completo de la cuenta.
Las oficinas de admisión también establecen perfiles de estudiantes cuando los estudiantes solicitan ingreso a una escuela. El perfil es a menudo electrónico para que pueda rastrearse fácilmente y enviarse a varios miembros de la oficina de admisiones para su revisión. El perfil incluye información del estudiante, como datos demográficos básicos junto con ensayos de admisión y registros educativos de instituciones anteriores, junto con cartas de recomendación. Los perfiles de admisión también pueden incluir transcripciones de entrevistas, registros de interacciones con el solicitante y otros datos relevantes. Si el estudiante es aceptado, el perfil de admisión se utilizará para generar un perfil de estudiante con fines de mantenimiento de registros, con el perfil que incluye registros de calificaciones, cursos tomados, etc., y que se mantendrán en las oficinas del registrador y del ecónomo.
Muchas universidades y colegios también presentan perfiles casuales de sus estudiantes en folletos de admisión y en sus sitios web para atraer a posibles solicitantes. Estos perfiles de estudiantes se centran en los intereses de los estudiantes y sus cursos de estudio en la escuela, proporcionando una instantánea de un estudiante típico en una escuela que los solicitantes pueden usar para determinar si la escuela es adecuada o no para ellos. Debido a que estos perfiles de estudiantes están abiertos al público, se publican solo con el consentimiento del estudiante y no contienen información confidencial.
Los estudiantes también pueden ser perfilados por los medios de comunicación. Muchos periódicos de pequeñas ciudades publican perfiles de estudiantes alrededor del tiempo de graduación para que los miembros de la comunidad puedan ser presentados a los estudiantes que se gradúan y aprender más sobre sus planes para el futuro. Un perfil de estudiante también puede servir como una historia de interés público, con un periodista que describe a un estudiante que está haciendo algo interesante, como organizar un grupo comunitario, ser voluntario en el extranjero o sobresalir en competiciones deportivas.