Un recibo de correo certificado proporciona una forma para que los remitentes verifiquen que los destinatarios recibieron una carta o documento enviado por correo. Cada pieza de correo certificado tiene un número de seguimiento único que está impreso en el recibo. Se completa un recibo con el nombre del remitente, el nombre y la dirección del destinatario y los gastos de envío totales. Una vez que el destinatario firma la carta, el remitente recibe una copia de la firma y la fecha de entrega.
Las industrias que se ocupan de documentos y avisos legales, como bienes raíces, necesitan obtener pruebas de que esos documentos y avisos fueron recibidos por los destinatarios previstos. Por ejemplo, un propietario necesita prueba de que se recibieron avisos de alquiler y desalojo atrasados para poder proceder con el siguiente curso de acción. El lenguaje del contrato de arrendamiento generalmente le da al inquilino algún tipo de protección, como un aviso de tres días para pagar el alquiler adeudado, antes de que pueda ocurrir un desalojo. Dado que el correo certificado requiere una firma para ser entregado, es una forma de obtener documentación escrita de que el inquilino recibió el aviso.
La oficina de correos de Estados Unidos entrega y distribuye correo certificado. Se puede obtener un recibo certificado por correo en cualquier oficina de correos de EE. UU. O en la tienda en línea de la agencia. No cuesta nada obtener suministros de correo certificado, pero sí cuesta gastos de envío adicionales para enviar correo certificado.
Llenar un recibo de correo certificado es bastante simple. El recibo se adjunta al costado del sobre de envío, con el código de barras certificado y el número de seguimiento en la pieza de correo. Se completa una parte perforada con las tarifas de envío aplicables y el nombre y la dirección del destinatario. De color verde, un recibo de correo certificado contiene el número de seguimiento en ambas partes.
Las etiquetas de acuse de recibo se pueden pegar en la parte posterior del sobre de envío. Esto es lo que se devuelve al remitente una vez que se obtiene la firma del destinatario. En la etiqueta del acuse de recibo estará el nombre del remitente y el nombre del destinatario. En la parte inferior hay un lugar para que firme el destinatario del correo.
La prueba de entrega no es el único beneficio de un recibo de correo certificado. Los remitentes pueden usar el número de seguimiento para ver si el aviso se entregó en caso de que el acuse de recibo se pierda en el correo o el remitente no quiera pagar por el servicio de acuse de recibo. El correo certificado es algo equivalente a entregar un documento a través de un servicio de mensajería oficial.