Un repositorio de información es una colección de información interrelacionada que se mantiene a través de una red en múltiples servidores. Crea un recurso unificado para que cualquier persona conectada con el sistema acceda cuando necesite información. Numerosas organizaciones utilizan repositorios de información para manejar sus datos y pueden establecer redes con otras para compartir material según sea necesario. Es posible que la tecnología de la información subyacente deba ser muy sólida para manejar el volumen de información y solicitudes. Este término también se puede utilizar para referirse a un tipo específico de gestión de datos.
El repositorio de información deposita datos relevantes junto con metainformación de forma regular. Los usuarios que quieran acceder a la información pueden realizar una búsqueda para encontrar material relevante a sus intereses. Los repositorios pueden incluir una variedad de tipos de información, incluidas imágenes, videos y texto. Los usuarios pueden limitar las búsquedas por tipo para encontrar materiales específicos. El acceso a menudo está limitado por contraseñas y otras medidas de seguridad para proteger la integridad de la información y limitar los abusos del sistema.
En el sentido de un enfoque de la gestión de datos, un repositorio de información es un espacio de almacenamiento secundario para los datos. Cuando los datos ya no se necesitan en un servidor o instalación principal, se pueden mover al depósito de información con fines de archivo. Esto libera espacio en los sistemas en uso actual sin destruir los datos que puedan ser necesarios más adelante. El proceso puede automatizarse para facilitar el buen funcionamiento del sistema y garantizar que los datos se transfieran de forma regular, en lugar de hacerlo al azar.
Cuando los datos ingresan a un depósito de información para su almacenamiento, el sistema puede etiquetarlos con información relevante y verificar si ya existe un archivo idéntico. Si es así, el duplicado puede destruirse. El sistema almacenará los datos durante el tiempo que se le indique. Algunos se purgan periódicamente para liberar espacio, mientras que otros pueden configurarse para retener datos infinitamente, siempre que los datos sigan siendo útiles y el sistema siga funcionando.
Los repositorios de información a menudo se establecen a través de redes y pueden incluir una combinación de computadoras para mayor estabilidad y confiabilidad. Pueden automatizar las copias de seguridad en cinta, disco y otros medios para garantizar que los datos estén disponibles si es necesario. Depender únicamente de un sitio de almacenamiento de datos puede ser peligroso, ya que cualquier problema en ese sitio puede resultar en la pérdida permanente de datos. El personal de tecnología de la información puede programar copias de seguridad automáticas como parte del mantenimiento de rutina para mantener el sistema funcionando sin problemas.