Un sistema de información contable es el sistema de métodos y procesos que las empresas utilizan para mantener información relacionada con transacciones comerciales o financieras. Históricamente, este sistema involucraba libros de contabilidad, diarios y otros informes financieros. Los dueños de negocios y los contadores fueron responsables de usar activamente estos libros de contabilidad y diarios para mantener registros financieros precisos al ejecutar sus operaciones comerciales. El avance de la tecnología de la información ha permitido a las empresas transformar este sistema de información contable en un proceso automatizado utilizando computadoras, servidores y software de contabilidad.
El ciclo contable es una fuerza impulsora en la mayoría de los sistemas de información contable de la compañía. Este ciclo incluye identificar y analizar transacciones, crear y registrar asientos de diario en el libro mayor, preparar un saldo de prueba, crear entradas de ajuste, preparar un saldo de prueba ajustado, crear estados financieros, finalizar cuentas con asientos de cierre y generar un saldo de prueba final y estados financieros del período contable. Estos pasos básicos ayudan a las empresas a desarrollar su sistema de información contable, ya sea manual o computarizado.
Los paquetes de software de contabilidad generalmente consisten en varios módulos diferentes basados en el proceso tradicional de contabilidad manual. Los módulos incluyen contabilidad general, activos fijos, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, nóminas y otros módulos especiales. Cada módulo individual crea un sistema donde las empresas pueden mover información a través de los pasos del ciclo contable. La capacidad de transferir esta información electrónicamente puede mejorar la precisión y la puntualidad de la compañía para informar información financiera.
Los sistemas de contabilidad computarizados a menudo requieren que los empleados de la empresa se centren más en revisar la información recopilada de varios departamentos comerciales en lugar de ingresar datos comerciales. Este sistema permite a los contadores individuales procesar más información en menos tiempo que los libros de papel tradicionales. El software de contabilidad también puede tener salvaguardas internas automáticas que verifican la precisión y validez de la información financiera mediante un proceso de revisión interna. Este proceso a menudo limita la cantidad de errores de ingreso de datos básicos y otra información sin sentido que ingresa al sistema de información contable.
Las empresas pueden optar por utilizar un sistema de información contable híbrido que involucra procesos contables manuales e informatizados. Es posible que un contador deba revisar ciertos tipos de información comercial o financiera, como facturas de proveedores, hojas de tiempo de nómina y acuerdos contractuales. El uso de un sistema híbrido puede proporcionar un mejor proceso de revisión ya que los empleados de contabilidad pueden cuestionar la información financiera y buscar comentarios antes de ingresar información en el sistema de contabilidad. El proceso de revisión manual también puede ser requerido por los controles internos de la compañía. Estos controles internos aseguran que no se ingrese información en el software de contabilidad de una compañía que sea inexacta o que represente obligaciones financieras más altas que las anticipadas previamente.
Inteligente de activos.