Un sistema de información de gestión de personal es un conjunto de procedimientos y tecnología aplicada que los trabajadores de recursos humanos utilizan para rastrear y organizar datos sobre los empleados dentro de una empresa u organización. Esta información puede incluir registros de nómina, documentos fiscales y registros de beneficios asignados, como el seguro de salud. Otra información de los empleados a menudo se mantiene en un sistema de este tipo para evaluaciones periódicas del desempeño. Estos registros son generalmente hojas de vida y copias de certificaciones relevantes de la industria. Esta área de gestión de recursos humanos implica tanto el uso de un programa informático como de prácticas rutinarias para ingresar y actualizar datos relevantes.
Las empresas con un gran número de empleados a menudo necesitan un departamento de recursos humanos (RR. HH.) Separado para mantener registros precisos de toda esta información. Trabajar con un sistema de información de gestión de personal requiere tanto una buena comprensión de la tecnología como la capacidad de recuperar los datos necesarios rápidamente. Un paquete de software diseñado para estas tareas de recursos humanos generalmente consta de bases de datos vinculadas que contienen diferentes conjuntos de información. Una base de datos puede contener registros de cheques de pago emitidos vinculados a otra base de datos con información sobre impuestos retenidos, por ejemplo. El personal de recursos humanos es responsable de mantener esta información de la fuerza laboral actualizada y precisa.
Además de mantener regularmente los datos en un sistema de información de gestión de personal, el personal de recursos humanos también debe realizar consultas específicas que recuperen cierta información. Dependiendo del tipo de sistema instalado, pueden consultar esta información con comandos como aquellos en lenguaje de consulta estructurado (SQL) o un lenguaje de programación de base de datos similar. Otros tipos de software de gestión de recursos humanos tienen interfaces gráficas de usuario con características para crear y almacenar formularios, tablas, gráficos e informes. Cuando un gerente de personal desea mantener copias escaneadas de hojas de vida de empleados y documentos similares, el sistema de información a menudo incluye la capacidad de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para crear copias electrónicas con capacidad de búsqueda.
Un sistema de información de gestión de personal también tiene un papel importante en las prácticas de contratación y despido de una empresa. Muchas compañías usan las funciones de OCR de este tipo de programa para escanear hojas de vida en busca de palabras clave designadas. Los solicitantes cuyas hojas de vida tienen coincidencias de palabras clave a menudo tienen mejores posibilidades de recibir una invitación a la entrevista. Algunas empresas usan esta tecnología para rastrear y registrar cualquier certificación nueva que completen los empleados, particularmente aquellas que cuentan como capacitación remunerada. Los trabajadores que pueden requerir acción disciplinaria o asesoramiento también con frecuencia tienen registros de esta información en sus archivos electrónicos de personal en el departamento de recursos humanos.
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