Un soft phone es una aplicación informática que permite a los usuarios realizar llamadas telefónicas directamente desde su computadora. Se utiliza con mayor frecuencia junto con Voice over Internet Protocol (VoIP), una forma de telefonía informática. El teléfono forma parte de una categoría de tecnología conocida como integración de telefonía informática (CTI). Con esta tecnología, se pueden realizar llamadas desde la PC a una línea telefónica, desde un teléfono a la PC o entre computadoras habilitadas.
El software para un teléfono virtual generalmente imita la apariencia de un teléfono real y puede tomar la forma de un programa independiente con su propia ventana o un programa integrado en una aplicación web u otro programa de PC. Los comandos se pueden ingresar a través del teclado o la interfaz en pantalla. Las conversaciones se llevan a cabo en un auricular con micrófono incorporado, con un micrófono y los parlantes de la computadora, o en un teléfono USB, un teléfono que se conecta a los puertos USB de las computadoras. La tarjeta de sonido de la computadora se utiliza para proporcionar entrada y salida de audio.
El teléfono virtual típico tiene todas las funciones y características de un teléfono convencional, incluida la marcación rápida, la teleconferencia, el desvío de llamadas y la llamada en espera. Muchas empresas tienen programas disponibles para descargar, pero el software por sí solo no permite a los usuarios realizar llamadas. Se debe utilizar un softphone con VoIP o una red de área local (LAN) existente. Hay varios proveedores de servicios de telefonía por Internet para elegir. El tipo correcto depende de las necesidades del usuario, por ejemplo, si el teléfono se utilizará para llamadas comerciales o personales.
El softphone es el más popular en aplicaciones comerciales. Es muy adecuado para usuarios que desean tener la capacidad de llevar su teléfono de la oficina junto con todas sus funciones y directorios en una computadora portátil, como aquellos que usan con frecuencia la computadora y el teléfono simultáneamente y que pueden tener que viajar. Los ejemplos incluyen empleados de un centro de llamadas que recibe llamadas de ventas o de soporte técnico. Para estos usuarios, la información del cliente se puede configurar para que se muestre automáticamente en la ventana del software cuando suene el teléfono.
Para las empresas que utilizan marcadores predictivos para realizar grandes lotes de llamadas, se puede integrar un programa de teléfono virtual con su sistema existente. Muchos programas pueden generar informes y gráficos que muestran información sobre la campaña de llamadas, como estadísticas de llamadas entrantes y salientes. Esta tecnología también permite que más empleados trabajen desde casa, ofreciendo un potencial ahorro económico a las empresas.