Una oficina sin papel es un entorno de trabajo que opera con la mayor?a o la totalidad de sus documentos en forma digital, almacenados electr?nicamente y de f?cil acceso. Se basa en la idea de que muchas de las funciones en papel de las oficinas tradicionales se han digitalizado. A medida que las computadoras se volvieron omnipresentes en el entorno laboral occidental, los l?deres de opini?n comenzaron a imaginar un lugar de trabajo donde realizar negocios digitalmente no solo racionalizar?a el proceso comercial, sino que tambi?n eliminar?a en gran medida la necesidad de papel.
La idea b?sica que subyace en la oficina sin papel es que, en la mayor?a de los casos y en la mayor?a de las industrias, los documentos no necesitan ser impresos. Los contratos, por ejemplo, pueden crearse en una oficina, enviarse por correo electr?nico a las partes y firmarse electr?nicamente, y cada parte debe proporcionar una copia certificada del documento firmado. Los planos se pueden almacenar y acceder en l?nea, y el progreso de la construcci?n se realiza un seguimiento digital. Los restaurantes pueden simplificar sus operaciones y minimizar los errores digitalizando sus sistemas de pedidos de alimentos. La mayor?a de las empresas realizan al menos algunas de sus transacciones financieras por v?a electr?nica.
Adem?s de simplemente reducir el volumen de papel en el lugar de trabajo, una ventaja significativa de digitalizar documentos es que la versi?n m?s reciente est? disponible instant?neamente para todos. El acceso a informaci?n precisa y actualizada es especialmente crucial en la atenci?n m?dica, donde los registros de pacientes se han mantenido tradicionalmente en archivos en papel en varios lugares. El potencial de error es considerable cuando depende de dichos archivos. Sin embargo, algunos pacientes llevan sus datos m?dicos pertinentes en un dispositivo de almacenamiento digital que se actualiza cada vez que visitan a un profesional de la salud. Estos dispositivos, reflejados por los registros mantenidos en una base de datos central, son una contribuci?n importante para reducir la dependencia de los profesionales de la salud en el papel y la vulnerabilidad a los problemas asociados con ?l.
En comparaci?n con los registros digitalizados, el papel tiene muchos inconvenientes. Los documentos en papel requieren una cantidad significativa de tiempo del personal para su manejo: crear documentos, luego almacenarlos y recuperarlos. El env?o de correos agrega otra capa de tiempo y dinero al manejo del papel. Los documentos en papel tambi?n deben almacenarse, ya sea alfab?ticamente o por fecha de creaci?n, y la ?nica forma de recuperar un documento en papel es saber c?mo se almacen?. Adem?s, los gerentes son muy conscientes de que un documento mal archivado es a menudo un documento perdido.
Uno de los obst?culos m?s importantes para la oficina sin papel es el factor humano, es decir, la mayor?a de las empresas han estado tradicionalmente orientadas al papel, y es dif?cil cambiar los viejos h?bitos. Por ejemplo, muchos documentos electr?nicos se imprimen y archivan con frecuencia simplemente como una cuesti?n de rutina. Adem?s, la creciente sofisticaci?n y capacidad de las impresoras y las fotocopiadoras permite imprimir documentos de una calidad que antes solo estaba disponible en impresoras comerciales, pero a una fracci?n de su costo. Esto condujo a un frenes? mundial de impresi?n; Desde el momento en que la oficina sin papel se articul? por primera vez hasta el a?o 2000, se estima que la producci?n global de documentos en papel de todo tipo se duplic?. Desde entonces, sin embargo, la producci?n se ha estabilizado y posteriormente comenz? a disminuir.
La implementaci?n de oficinas sin papel podr?a producir beneficios ambientales deseables. La producci?n de papel contribuye tanto a la deforestaci?n como a la contaminaci?n, adem?s de la producci?n de gases de efecto invernadero que exacerban el calentamiento global. Adem?s, las tintas utilizadas en la producci?n de documentos pueden contener componentes da?inos que, en volumen, tambi?n tienen un impacto adverso en el medio ambiente.
Muchos archivos pueden digitalizarse, y las empresas que implementan programas sin papel incluyen el escaneo de registros en papel existentes como parte de esos programas. Muchas compa??as han descubierto que han estado almacenando muchos registros en papel que no necesitan, como copias de extractos mensuales enviados a los clientes. Adem?s de reducir el volumen de documentos en papel almacenados, las organizaciones que se han sometido a programas de digitalizaci?n han podido volver a dedicar espacio a fines distintos del almacenamiento de documentos.
Inteligente de activos.