Una solicitud de información (RFI) es un documento emitido por agencias gubernamentales o empresas. Como el título lo indica, el documento sirve para solicitar información del público con el fin de abordar o aprender sobre un tema en particular. El RFI podría considerarse una prueba de fuego para determinar si los servicios y bienes necesarios están disponibles en el mercado. A menudo se usa para adquisiciones importantes.
Por ejemplo, en 2006, la Administración de Minas, Seguridad y Salud (MSHA) emitió una RFI con respecto a los equipos y la tecnología de rescate. El formato de este RFI contenía una explicación clara del RFI de una agencia pública y un breve resumen de la información solicitada con una descripción del problema involucrado. De acuerdo con la Ley de Mejoramiento de la Mina y Nueva Respuesta a Emergencias (MINER), los operadores de minas subterráneas de carbón deben presentar un plan de respuesta de emergencia (ERP) a MSHA. Este plan debe detallar las respuestas durante un evento de emergencia y el procedimiento para ayudar a los mineros atrapados bajo tierra en los casos en que la evacuación es imposible. El RFI busca específicamente información sobre métodos para proporcionar aire respirable durante tales situaciones.
Hay otros formatos posibles para una RFI. En general, debe informar al lector sobre el objetivo de la organización emisora y cómo planea tentativamente alcanzarlo. En respuesta al RFI discutido anteriormente, los proveedores de tecnología de equipos de rescate competirán por la oportunidad de proporcionar a MSHA la mejor información. Esta información puede estar en una variedad de formatos diferentes, incluidos comentarios y datos. MSHA no solo podrá recopilar la información que busca, sino que también podrá comparar proveedores para elegir el que le gustaría recibir el equipo de rescate.
Solicitud de propuesta (RFP) y Solicitud de licitación (RFT) son similares a RFI. Una RFP es una solicitud específica para que los proveedores oferten por un servicio o contrato. Una respuesta a una RFI requiere información muy específica sobre el proveedor, como información corporativa, incluidos registros financieros y capacidades técnicas. La solicitud de cotización (RFQ) se utiliza en lugar de la RFP cuando el precio es el factor determinante para elegir un proveedor.
Un RFT anuncia las oportunidades que probablemente estén disponibles para los proveedores. En ciertos países, se requiere que cada oportunidad comercial se anuncie a través de una RFT. En la Unión Europea (UE), por ejemplo, cualquier transacción comercial que exceda los 200,000 dólares estadounidenses (USD) debe tener una RFT.
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