Un administrador general tambi?n se conoce como gerente de oficina o asistente administrativo. Si bien las descripciones de los trabajos variar?n un poco seg?n la compa??a, el administrador general puede ser responsable de manejar toda la correspondencia, responder las l?neas telef?nicas, tomar mensajes, preparar informes y otras tareas generales de la oficina. En algunos casos, los administradores generales pueden necesitar capacitaci?n especializada para completar algunas de estas tareas en entornos de oficina altamente t?cnicos. El t?rmino se usa m?s com?nmente para trabajos de oficina en pa?ses de habla inglesa fuera de Am?rica del Norte.
Una de las principales responsabilidades de un administrador general es manejar toda la correspondencia, no solo verificar el correo entrante y asegurarse de que llegue a la persona adecuada, sino tambi?n escribir correspondencia para el correo saliente. Algunos administradores generales pueden tener que ir a la oficina de correos para recoger el correo, pero a menudo el correo se entrega a una ubicaci?n central en una oficina para su posterior distribuci?n. Este deber es de vital importancia para muchas empresas, que podr?an tener ofertas u otros documentos que deben examinarse dentro de plazos ajustados.
En algunos entornos de oficina, un administrador general es responsable de preparar informes en una variedad de plataformas de software. Por lo tanto, estos puestos requieren una buena comprensi?n del software de oficina, incluidos los productos utilizados para el procesamiento de textos, hojas de c?lculo y presentaciones de diapositivas. A menudo, el administrador general es responsable de tomar la informaci?n en bruto y ponerla en un formato atractivo y presentable. Un supervisor generalmente firmar? el producto terminado antes de enviarlo.
Con la llegada de las extensiones directas y el correo de voz, el trabajo de un administrador general con respecto a contestar y transferir llamadas telef?nicas se ve algo disminuido en la mayor?a de las oficinas. Sin embargo, hay momentos en que se puede llamar al empleado para que conteste los tel?fonos del jefe u otros ejecutivos. Es posible que algunos asuntos no puedan esperar y depende del administrador entender la situaci?n y dar una respuesta adecuada. Adem?s, algunos ejecutivos prefieren que una persona de la oficina de la pantalla haga llamadas telef?nicas antes de enviarlos.
Otra forma en que los administradores generales pueden ofrecer soporte administrativo es a trav?s de la gesti?n de bases de datos. Por ejemplo, si la empresa tiene membres?as o necesita mantener una lista de ventas, este es un deber que puede recaer en el administrador general. Depende de esta persona asegurarse de que la base de datos no tenga informaci?n desactualizada para mantener un contacto confiable con los clientes.
En algunas oficinas, el administrador general tambi?n es responsable de establecer y mantener el cronograma de uno o m?s ejecutivos. En esta situaci?n, el administrador establecer? reuniones, confirmar? citas e intentar? mantener el d?a lo m?s programado posible. Esto tambi?n puede incluir la organizaci?n de planes de viaje.