Un consultor de viajes corporativo trabaja como agente de viajes dedicado para grandes empresas. Él o ella debe investigar y hacer arreglos de viaje para empleados individuales o eventos de grupos grandes, como convenciones de negocios. Estos consultores también ofrecen asesoramiento cultural a los empleados que viajarán internacionalmente, para ayudarlos a comunicarse efectivamente con los extranjeros.
Muchas grandes empresas tienen múltiples sucursales ubicadas en todo el mundo; un consultor de viajes corporativos se pone en contacto con hoteles locales cerca de las sucursales y analiza las tarifas corporativas De hecho, el consultor puede crear un contrato entre el negocio y el hotel para garantizar que las futuras reservas estén aseguradas bajo una tarifa acordada. Además, él o ella pueden discutir las tarifas grupales si el hotel será utilizado por varios empleados de la compañía al mismo tiempo, como para una reunión corporativa anual.
Antes de recomendar un hotel para un contrato comercial, el asesor de viajes corporativos generalmente lo visitará para su evaluación. Las salas de conferencias y las habitaciones de hotel se inspeccionan comúnmente para garantizar la comodidad y la calidad en general a fin de garantizar que sean una buena opción para la empresa. El consultor puede reunirse con la gerencia del hotel para discutir cualquier necesidad particular que pueda tener la corporación, como reservar un piso completo de habitaciones para una gran reunión corporativa.
El transporte desde y hacia el hotel, así como durante el viaje, normalmente es organizado por el consultor de viajes corporativo. Cada ciudad ofrece diferentes tipos de transporte; el consultor debe investigar y elegir la forma de viaje más confiable, segura y rentable. Muchas veces, el consultor de viajes corporativo trabajará con una compañía específica de alquiler de automóviles y creará un contrato. Este contrato proporcionará una tarifa con descuento a los empleados que viajan con el negocio en particular.
Viajar implica algunos riesgos, como perder un vuelo de conexión debido a demoras en el aeropuerto. El consultor de viajes corporativo intervendrá en nombre del empleado viajero y programará planes de viaje alternativos; Como resultado, el empleado será redirigido profesionalmente a otro medio de transporte para que las reuniones importantes no se cancelen.
En el caso de los viajes internacionales, el consultor debe conocer bien las costumbres locales específicas y los documentos de viaje legalmente requeridos. Los consultores deben conocer todas las leyes de pasaportes y visas para que todos los empleados que viajan tengan un viaje simplificado entre países. Ciertas regiones pueden tener costumbres que la mayoría de los viajeros desconocen; El consultor debe explicar los términos ofensivos o los gestos con las manos a los empleados que viajan para que no se malinterpreten en una región extranjera. Por ejemplo, el gesto con la mano “pulgares arriba” puede verse como ofensivo en algunos países.