Un contador escolar es una persona que administra las finanzas de una universidad, escuela secundaria, escuela primaria u otro centro educativo. Él o ella es responsable de equilibrar los presupuestos, adquirir fondos y suministros, pagar facturas y mantener registros financieros detallados. Los contadores escolares y sus asistentes también administran la nómina de empleados y los beneficios, y están disponibles para responder preguntas y preocupaciones. Algunos contadores exitosos pueden encontrar empleo en instituciones más grandes u oficinas centrales para distritos escolares enteros.
Para mantener una sólida posición financiera y garantizar que los programas y departamentos reciban la financiación que necesitan, un contador escolar debe mantener registros monetarios muy cuidadosos e integrales. Él o ella debe registrar todas las transacciones, organizar recibos y órdenes de compra, y asegurarse de que las facturas se paguen de manera oportuna. Un contador generalmente lleva a cabo auditorías programadas mensuales y anuales para asegurarse de que los registros sean completamente exactos. Él o ella inspecciona minuciosamente las auditorías para determinar una serie de detalles importantes, como las áreas donde se puede ahorrar dinero y los departamentos que necesitan fondos adicionales.
Los contadores en los sistemas escolares se aseguran de que tanto los empleados asalariados como los empleados por hora reciban la compensación y los beneficios apropiados. Los maestros, conserjes y trabajadores administrativos dependen de contadores competentes para preparar sus cheques y mantener registros sobre sus vacaciones y paquetes de beneficios. Además, muchos contadores trabajan directamente con nuevos empleados para explicar los procedimientos de nómina. Cuando se encuentra una discrepancia o error en el cheque o el registro financiero de un empleado, el contador de la escuela intenta resolver el problema o llamar la atención de los funcionarios escolares cuando sea necesario.
La mayoría de los contadores escolares emplean programas informáticos especializados, software de procesamiento de texto, bases de datos y hojas de cálculo para ayudarlos a administrar los registros financieros. Un profesional debe sentirse cómodo trabajando con computadoras, aprendiendo nuevos programas de software y dominando la capacidad de ingresar datos de manera rápida y precisa. Con frecuencia, se requiere que las personas escriban e impriman facturas, órdenes de compra, recibos e informes financieros.
Una persona que está interesada en convertirse en un contador escolar generalmente debe obtener al menos una licenciatura en finanzas, contabilidad o administración de empresas. Algunos contadores escolares, especialmente los empleados universitarios y los que supervisan distritos enteros, con frecuencia tienen maestrías en el campo. Los nuevos contadores generalmente se capacitan con contadores y administradores establecidos para conocer los detalles de un trabajo específico. Dependiendo de la ubicación y el empleador, se puede requerir que un contador escolar obtenga una licencia antes de trabajar de forma independiente, lo que generalmente implica aprobar un examen escrito administrado por el estado o país del individuo.