Un coordinador de ferias comerciales es responsable de administrar todos los aspectos de una feria profesional generalmente basada en un centro de convenciones o un hotel. Este trabajo requiere una gran cantidad de planificación y resolución de problemas. Un coordinador debe asegurarse de que el lugar esté preparado, la comida y las bebidas se manejen adecuadamente, se cumplan las necesidades de los asistentes y los vendedores, se configure el equipo audiovisual, se gestione el marketing y la promoción, y todo esté dentro del presupuesto. Esta persona supervisará con frecuencia a varios empleados que realizan estas tareas.
Una feria es una reunión profesional de expertos en una industria específica; Es una oportunidad para establecer contactos y ver los últimos desarrollos en el campo. En muchos casos, un coordinador de ferias comerciales trabaja para un centro de convenciones o un hotel con un gran espacio para reuniones que puede acomodar a los visitantes. El trabajo inicial del coordinador es trabajar con los organizadores de la feria para comprender las necesidades y el presupuesto específicos del evento. Por ejemplo, una feria comercial de computadoras tiene requisitos tecnológicos diferentes que una feria de alimentos orgánicos, pero cada uno debe satisfacer necesidades específicas.
Las tareas del coordinador de ferias comerciales difieren de una feria a otra, pero hay un conjunto básico de responsabilidades para casi todos los eventos. Asegurar que el lugar esté preparado es crucial para el éxito de un espectáculo. El coordinador necesita asegurarse de que haya suficiente espacio para todas las cabinas, que esas cabinas tengan la electricidad adecuada y que el equipo audiovisual para presentaciones esté operativo. Los alimentos y las bebidas también deben contratarse y programarse para estar en el lugar adecuado en el momento adecuado.
El marketing y la promoción a menudo son manejados por los organizadores de la feria, aunque parte de este trabajo lo realizan los patrocinadores de la feria. Un coordinador trabaja con impresoras, diseñadores gráficos, departamentos de marketing y profesionales de relaciones públicas para correr la voz sobre el evento. Los organizadores del espectáculo a menudo tendrán demandas y estándares específicos para el marketing que deben cumplirse.
Este trabajo es generalmente demasiado para ser manejado por una sola persona. Un coordinador de ferias puede encargarse personalmente de cualquiera de estos trabajos si la situación lo requiere, pero la mayoría supervisa a un personal. Es responsabilidad del coordinador contratar profesionales capacitados para realizar este trabajo diverso y crear horarios para garantizar que el espectáculo cuente con el personal adecuado. Hacer malabares con éxito con estas variadas responsabilidades es el trabajo más importante de un coordinador, pero hacerlo bien creará un espectáculo divertido e informativo para todos los asistentes.