Un coordinador de nómina administra el sistema para compensar a los empleados y pagar impuestos de empleo. Esto incluye el tiempo de procesamiento trabajado para el pago ordinario, pero también puede incluir la administración de reembolsos, el cálculo de los beneficios adeudados y el procesamiento de bonos y otros cheques únicos. El alcance real del trabajo de un coordinador depende de la estructura organizativa de la empresa. Las grandes empresas con departamentos de contabilidad diversificados generalmente asignarán un coordinador de nómina estrictamente a las tareas de procesamiento. Las pequeñas empresas sin personal dedicado de contabilidad o recursos humanos probablemente esperarán que un coordinador haga todo lo necesario para pagar a los empleados y realizar un seguimiento de los beneficios.
Una de las partes más complicadas de las operaciones comerciales es el procesamiento de la nómina. La tarea está altamente regulada desde varias direcciones. La ley requiere que los empleadores paguen a los empleados de acuerdo con un cronograma, en un monto acordado, y que compensen adecuadamente las horas extras trabajadas. La ley también exige a las empresas que paguen impuestos laborales apropiados a los gobiernos locales y regionales. Además, las autoridades fiscales exigen que las empresas conserven comprobantes del tiempo trabajado por los empleados en caso de que los gastos comerciales sean auditados por el gobierno.
Estas posibles responsabilidades legales hacen que la gestión de la nómina sea una función comercial crítica. Un coordinador de nómina es un especialista contratado específicamente para administrar el proceso de pago a los empleados de acuerdo con un cronograma establecido. Esto incluye recopilar, revisar y archivar las hojas de tiempo, verificar la precisión en el proceso de informe de tiempo y garantizar que se cuenten con las autorizaciones adecuadas para el pago del pago regular y cualquier tiempo extra. En última instancia, el coordinador es responsable de empaquetar el pago y entregarlo a los empleados. Cortar cheques y organizar depósitos electrónicos en las cuentas bancarias de los empleados son las formas típicas en que se finaliza la nómina.
Si bien una empresa es pequeña con un número limitado de empleados, un coordinador de nómina a menudo puede administrar el proceso de nómina manualmente. Los cálculos de tiempo se guardan en una hoja de cálculo financiera, los cheques se ejecutan internamente y los pagos de impuestos se realizan a través de una cuenta comercial directa con la agencia tributaria. Sin embargo, tan pronto como una empresa alcanza una cierta capacidad, se hace imposible administrar la nómina de esta manera. Un coordinador de nómina en el siguiente nivel es responsable de ejecutar algún tipo de software de nómina o trabajar con una compañía de procesamiento de nómina. Las tareas son básicamente las mismas, excepto que todo el sistema está computarizado.
A medida que la fuerza laboral aumenta en número, las necesidades de gestión de nómina también se expanden. Dependiendo de la estructura operativa de la empresa, se puede esperar que un coordinador de nómina mantenga una contabilidad de los beneficios adeudados a los empleados, como las contribuciones acumuladas a un plan de jubilación. Se le puede asignar la tarea de rastrear y ejecutar el reembolso de gastos y manejar las preguntas de los empleados sobre su tasa de pago y otros asuntos. Un coordinador trabajará con el personal de contabilidad y recursos humanos para cumplir con estas tareas auxiliares, o en ocasiones operará en lugar de personal dedicado en estos departamentos, dependiendo de las circunstancias.