Un gerente de beneficios para empleados es responsable de administrar la administración general del plan de beneficios para empleados de una organización. Los gerentes de beneficios para empleados obtienen los mejores planes de los proveedores de seguros a las tarifas más competitivas, comunican los beneficios y sus respectivos costos a los empleados y supervisan la presentación de formularios de reclamo de empleados al proveedor de seguros. En las organizaciones que no tienen un administrador de beneficios para empleados, estas responsabilidades generalmente son manejadas por los recursos humanos o la administración de la oficina.
El primer paso que toman los gerentes de beneficios para los empleados al establecer el plan de salud de la compañía consiste en obtener un plan que se adapte a la mayoría de los empleados con las mejores tarifas. Esto implica ponerse en contacto con varias compañías de seguros para averiguar qué paquetes ofrecen y a qué tarifas. Para la mayoría de las organizaciones, la aseguradora ideal ofrece paquetes flexibles para adaptarse a la mayor variedad de empleados posible y al menor costo. Una vez que se ha elegido un proveedor de seguros, el gerente de beneficios para empleados establecerá una relación con una persona de contacto empleada por la aseguradora, como un representante del plan o un vendedor corporativo.
Un gerente de beneficios para empleados es responsable de comunicar claramente los detalles del plan de beneficios para empleados a todos los empleados elegibles. Estos detalles incluyen: lo que cubre el plan, el costo y las opciones de pago. Con muchos planes de beneficios para empleados, el costo de la cobertura se deduce directamente de los cheques de pago de los empleados. El administrador de beneficios para empleados también se pone en contacto entre los empleados y la aseguradora para responder cualquier pregunta que los empleados puedan tener, como si pueden optar por no participar en el plan si ya están cubiertos por el plan de un cónyuge.
El administrador de beneficios para empleados proporciona a los empleados materiales como un manual de beneficios que describe sus beneficios, así como una tarjeta de beneficios que pueden presentar a los profesionales de la salud en el momento de la compra si su plan se ejecuta mediante copago en lugar de reembolso. Los planes de beneficios para empleados que funcionan mediante reembolso generalmente significan que el gerente de beneficios para empleados tiene que supervisar una gran cantidad de papeleo de ida y vuelta del empleado al asegurador. El administrador de beneficios para empleados generalmente revisa los reclamos antes de enviarlos para asegurarse de que se adjunten los recibos originales y se proporcione toda la información necesaria en los formularios, incluido el número de identificación del plan de salud del empleado, el número de seguro social y la firma.