Un negociador de contratos trabaja para llegar a un acuerdo entre todas las partes en un contrato. Esto puede incluir el precio o el costo de negociación, si dichos factores son parte de la negociación. También puede incluir términos como plazos de entrega, mediación y divisibilidad. Un negociador de contratos puede ser una parte neutral cuyo único objetivo es llegar a un consenso. Él o ella también puede representar específicamente a una o más de las partes y estar principalmente interesado en negociar el contrato a su favor.
Las empresas que procesan muchos contratos pueden tener negociadores de contratos internos. Otras empresas pueden contratar profesionales. En muchos casos, dichos negociadores son abogados o tienen una cierta cantidad de capacitación o experiencia legal. Algunos organismos reguladores ofrecen certificados y certificaciones en negociación.
Cuando un negociador de contratos no representa a una o más partes específicas, él o ella deben ser neutrales. Esto permite una revisión justa de los términos y brinda la oportunidad de sugerir compromisos que funcionen para todas las partes. En algunos casos, se requiere dicha neutralidad, y la violación de la regla de neutralidad, generalmente en forma de pago monetario u otra recompensa por una parte, puede ser castigada por la ley.
Sin embargo, en muchas situaciones, una parte específica emplea al negociador del contrato. Su trabajo es proteger los intereses de esa parte al “ganar” tantos puntos de negociación como sea posible. Estos puntos pueden variar desde términos de contrato completos hasta modificar la redacción y cambiar la tasa de pago o la línea de tiempo de entregables.
Las partes en un contrato a menudo clasifican los puntos de negociación por importancia, y el negociador del contrato necesita comprender qué puntos son críticos y cuáles pueden implicar un compromiso. A menudo, un negociador de contratos sacrifica uno o más puntos “agradables de tener” para ganar un punto de “necesidad de tener”. Por ejemplo, un comprador podría preferir un costo reducido, plazos de pago más largos y un cronograma más rápido, pero el factor más crítico podría ser el cronograma debido a otros compromisos. El negociador puede solicitar los tres puntos, pero acepta dejar que el costo y las condiciones de pago sean equivalentes a cambio de un plazo reducido.
Gran parte del tiempo de un negociador de contratos se gasta en reuniones. Estas pueden ser reuniones privadas con su propio cliente o reuniones de varias partes en las que él o ella representa a un cliente. Él o ella también podría asistir a sesiones de negociación multipartitas con el cliente.
Además, el negociador pasa una cierta cantidad de tiempo documentando acuerdos y concesiones. Esto puede ocurrir por correo electrónico pero también puede implicar correo físico. La documentación de un acuerdo es extremadamente importante en caso de disputas en futuras reuniones, por lo que los negociadores generalmente registran información muy específica sobre cualquier discusión, así como también las fechas y horarios.