Un planificador de convenciones es alguien que se especializa en la planificaci?n y organizaci?n de convenciones, desde reuniones de m?dicos hasta convenciones de c?mics. Los planificadores de convenciones pueden trabajar para sitios de convenciones populares, ofreciendo asistencia a las personas que reserven esos sitios con el prop?sito de celebrar convenciones. Tambi?n pueden trabajar para empresas privadas, y algunos planificadores de convenciones se especializan en tipos particulares de convenciones, convirti?ndose en la persona de referencia para las personas que desean que las convenciones se desarrollen sin problemas y atraigan a los asistentes.
Organizar una convenci?n requiere mucho esfuerzo. Adem?s de asegurar un sitio donde se llevar? a cabo la convenci?n, un planificador de la convenci?n tambi?n se encarga de obtener un seguro de responsabilidad civil, una fuerza laboral para la convenci?n y cualquier objeto especial y apoyo que necesiten los asistentes a la convenci?n. Los planificadores de la convenci?n tambi?n pueden reservar suites de habitaciones en hoteles locales, coordinar el transporte hacia y desde los principales aeropuertos, y organizar el alojamiento para oradores invitados y homenajeados en la convenci?n. Los servicios de planificaci?n tambi?n incluyen hacer arreglos para las comidas, obtener permisos si son necesarios para la convenci?n, organizar la seguridad y ocuparse de servicios especiales como una guarder?a para los asistentes a la convenci?n.
Adem?s de ocuparse de los aspectos b?sicos de la convenci?n, el planificador de la convenci?n tambi?n maneja el material impreso para la convenci?n, desde carteles para dirigir a las personas alrededor de la instalaci?n hasta los programas de convenci?n entregados a las personas que asisten a la convenci?n. El planificador de la convenci?n organiza y publica un horario, pone libros a los oradores e invita a los invitados del panel, y toma las reservas de las personas que planean asistir a la convenci?n. Sistemas de reserva que incluyen sistemas de seguimiento de pagos y sistemas para generar etiquetas de nombre. El planificador de la convenci?n tambi?n re?ne bolsas de regalos y otros materiales para las personas que asisten a la convenci?n.
La organizaci?n de la convenci?n generalmente tambi?n incluye marketing y otras comunicaciones, que incluyen anuncios publicitarios, sitios web, listas de correo electr?nico y la disposici?n de tableros de anuncios para los asistentes que desean conectarse antes de la convenci?n. El planificador de la convenci?n tambi?n coordina la recepci?n de los objetos que se env?an a la convenci?n, como cabinas y puestos para un piso de ventas, libros de autores que hablan en la convenci?n, etc. Organizar el espacio de la convenci?n tambi?n es una parte cr?tica del trabajo, ya que los planificadores de la convenci?n asignan espacio de exhibici?n, determinan qu? paneles y eventos deben ir a d?nde, y se aseguran de que los asistentes lleguen a donde deben ir.
Un planificador de convenciones generalmente es asistido por un personal al que se le pueden delegar diversas tareas, y el personal est? presente en todo momento durante la convenci?n para tratar los problemas a medida que surgen. Este tipo de trabajo requiere excelentes habilidades de organizaci?n y de personas, y la capacidad de hacer malabarismos con muchas tareas diferentes a la vez. En cualquier d?a, un planificador de convenciones puede tratar con un orador que est? molesto por el alojamiento en el hotel, la polic?a local preocupada por los problemas de estacionamiento, los vendedores que desean cambiar de lugar en el piso de la convenci?n y una amplia variedad de otros problemas.