Un planificador de convenciones es alguien que se especializa en la planificación y organización de convenciones, desde reuniones de médicos hasta convenciones de cómics. Los planificadores de convenciones pueden trabajar para sitios de convenciones populares, ofreciendo asistencia a las personas que reserven esos sitios con el propósito de celebrar convenciones. También pueden trabajar para empresas privadas, y algunos planificadores de convenciones se especializan en tipos particulares de convenciones, convirtiéndose en la persona de referencia para las personas que desean que las convenciones se desarrollen sin problemas y atraigan a los asistentes.
Organizar una convención requiere mucho esfuerzo. Además de asegurar un sitio donde se llevará a cabo la convención, un planificador de la convención también se encarga de obtener un seguro de responsabilidad civil, una fuerza laboral para la convención y cualquier objeto especial y apoyo que necesiten los asistentes a la convención. Los planificadores de la convención también pueden reservar suites de habitaciones en hoteles locales, coordinar el transporte hacia y desde los principales aeropuertos, y organizar el alojamiento para oradores invitados y homenajeados en la convención. Los servicios de planificación también incluyen hacer arreglos para las comidas, obtener permisos si son necesarios para la convención, organizar la seguridad y ocuparse de servicios especiales como una guardería para los asistentes a la convención.
Además de ocuparse de los aspectos básicos de la convención, el planificador de la convención también maneja el material impreso para la convención, desde carteles para dirigir a las personas alrededor de la instalación hasta los programas de convención entregados a las personas que asisten a la convención. El planificador de la convención organiza y publica un horario, pone libros a los oradores e invita a los invitados del panel, y toma las reservas de las personas que planean asistir a la convención. Sistemas de reserva que incluyen sistemas de seguimiento de pagos y sistemas para generar etiquetas de nombre. El planificador de la convención también reúne bolsas de regalos y otros materiales para las personas que asisten a la convención.
La organización de la convención generalmente también incluye marketing y otras comunicaciones, que incluyen anuncios publicitarios, sitios web, listas de correo electrónico y la disposición de tableros de anuncios para los asistentes que desean conectarse antes de la convención. El planificador de la convención también coordina la recepción de los objetos que se envían a la convención, como cabinas y puestos para un piso de ventas, libros de autores que hablan en la convención, etc. Organizar el espacio de la convención también es una parte crítica del trabajo, ya que los planificadores de la convención asignan espacio de exhibición, determinan qué paneles y eventos deben ir a dónde, y se aseguran de que los asistentes lleguen a donde deben ir.
Un planificador de convenciones generalmente es asistido por un personal al que se le pueden delegar diversas tareas, y el personal está presente en todo momento durante la convención para tratar los problemas a medida que surgen. Este tipo de trabajo requiere excelentes habilidades de organización y de personas, y la capacidad de hacer malabarismos con muchas tareas diferentes a la vez. En cualquier día, un planificador de convenciones puede tratar con un orador que está molesto por el alojamiento en el hotel, la policía local preocupada por los problemas de estacionamiento, los vendedores que desean cambiar de lugar en el piso de la convención y una amplia variedad de otros problemas.