Un empleado de registros públicos mantiene los archivos y registros de agencias gubernamentales o públicas. Puede estar a cargo de documentos para una pequeña comunidad local o para una región o vecindad más grande. En algunos puestos, el empleado también puede ser responsable de registrar nueva información que se convierte en parte de la base de datos de la oficina.
Las responsabilidades de este trabajo varían según la ubicación geográfica de la oficina de registros públicos. Los registros públicos se definen y organizan de manera diferente en cada país y jurisdicción. Algunas organizaciones públicas registran y archivan solo información personal, como certificados de nacimiento y defunción, licencias de matrimonio y unión civil y decretos de divorcio. Otros se concentran en recopilar información sobre la venta o transferencia de tierras y bienes inmuebles, distritos de zonificación, uso público de la tierra y demografía general. En algunos casos, una agencia puede manejar todos los registros públicos.
Durante muchos años, generalmente se requirió que un empleado de registros públicos recolectara y mantuviera archivos impresos de todos los registros y documentos. En la década de 1980, muchos registros se transfirieron a microfichas para facilitar el almacenamiento y el acceso. Aproximadamente una década después, el almacenamiento en el disco duro de la computadora reemplazó a las microfichas como el sistema preferido para almacenar y proteger los registros públicos. Basado en estos avances, el trabajo de un empleado de registros públicos evolucionó. Ahora se espera que tenga habilidades informáticas para registrar, acceder y difundir información. En algunos casos, los archivos en microfichas y papel todavía están en proceso de ser transferidos a una base de datos de computadora. Por lo general, esto también es parte de su trabajo.
Dado que muchos registros públicos están disponibles en línea, con frecuencia se requiere un empleado de registros públicos para ayudar a las personas a acceder a ellos. Esto a menudo requiere que ella brinde asistencia telefónica o por correo electrónico. En algunos casos, se espera que cobre tarifas por las copias de los documentos solicitados en línea o por correo.
Aunque el término registros públicos implica que la información contenida en ellos está fácilmente disponible para el público en general, ese no es comúnmente el caso. Las reglas que rigen qué registros están disponibles para el público en general varían según la región. Por lo general, se espera que un secretario de registros públicos conozca qué registros están disponibles para el escrutinio público y cuáles solo pueden ver aquellos con citaciones o sentencias que permitan su publicación.
Un puesto como empleado de registros públicos normalmente requiere un diploma de escuela secundaria o equivalente. Se prefiere con frecuencia el conocimiento o la experiencia en tecnología informática. Generalmente se requieren buenas habilidades de relaciones públicas, así como una sólida formación en mantenimiento de archivos y registros. Algunos empleadores requieren experiencia laboral en relaciones con los clientes o apoyo administrativo.