Un empleado de registros p?blicos mantiene los archivos y registros de agencias gubernamentales o p?blicas. Puede estar a cargo de documentos para una peque?a comunidad local o para una regi?n o vecindad m?s grande. En algunos puestos, el empleado tambi?n puede ser responsable de registrar nueva informaci?n que se convierte en parte de la base de datos de la oficina.
Las responsabilidades de este trabajo var?an seg?n la ubicaci?n geogr?fica de la oficina de registros p?blicos. Los registros p?blicos se definen y organizan de manera diferente en cada pa?s y jurisdicci?n. Algunas organizaciones p?blicas registran y archivan solo informaci?n personal, como certificados de nacimiento y defunci?n, licencias de matrimonio y uni?n civil y decretos de divorcio. Otros se concentran en recopilar informaci?n sobre la venta o transferencia de tierras y bienes inmuebles, distritos de zonificaci?n, uso p?blico de la tierra y demograf?a general. En algunos casos, una agencia puede manejar todos los registros p?blicos.
Durante muchos a?os, generalmente se requiri? que un empleado de registros p?blicos recolectara y mantuviera archivos impresos de todos los registros y documentos. En la d?cada de 1980, muchos registros se transfirieron a microfichas para facilitar el almacenamiento y el acceso. Aproximadamente una d?cada despu?s, el almacenamiento en el disco duro de la computadora reemplaz? a las microfichas como el sistema preferido para almacenar y proteger los registros p?blicos. Basado en estos avances, el trabajo de un empleado de registros p?blicos evolucion?. Ahora se espera que tenga habilidades inform?ticas para registrar, acceder y difundir informaci?n. En algunos casos, los archivos en microfichas y papel todav?a est?n en proceso de ser transferidos a una base de datos de computadora. Por lo general, esto tambi?n es parte de su trabajo.
Dado que muchos registros p?blicos est?n disponibles en l?nea, con frecuencia se requiere un empleado de registros p?blicos para ayudar a las personas a acceder a ellos. Esto a menudo requiere que ella brinde asistencia telef?nica o por correo electr?nico. En algunos casos, se espera que cobre tarifas por las copias de los documentos solicitados en l?nea o por correo.
Aunque el t?rmino registros p?blicos implica que la informaci?n contenida en ellos est? f?cilmente disponible para el p?blico en general, ese no es com?nmente el caso. Las reglas que rigen qu? registros est?n disponibles para el p?blico en general var?an seg?n la regi?n. Por lo general, se espera que un secretario de registros p?blicos conozca qu? registros est?n disponibles para el escrutinio p?blico y cu?les solo pueden ver aquellos con citaciones o sentencias que permitan su publicaci?n.
Un puesto como empleado de registros p?blicos normalmente requiere un diploma de escuela secundaria o equivalente. Se prefiere con frecuencia el conocimiento o la experiencia en tecnolog?a inform?tica. Generalmente se requieren buenas habilidades de relaciones p?blicas, as? como una s?lida formaci?n en mantenimiento de archivos y registros. Algunos empleadores requieren experiencia laboral en relaciones con los clientes o apoyo administrativo.