Una secretaria escolar es un profesional administrativo que trabaja en un entorno educativo, generalmente en una escuela primaria, intermedia o secundaria. Esta persona trabajará en la oficina principal y generalmente será una de las primeras personas que verá una persona al ingresar a la escuela; de hecho, saludar a las personas que ingresan a la escuela y dirigirlas a la ubicación adecuada es uno de los principales trabajos de una secretaria escolar. Esta persona también puede contestar teléfonos, procesar correos y registrar ausencias de estudiantes, entre muchas otras tareas. Algunas secretarias trabajarán solo durante el año escolar, mientras que otras trabajarán durante todo el año.
Los trabajos de un secretario de escuela primaria, secundaria o secundaria generalmente no son muy diferentes, aunque las escuelas secundarias a menudo tienen una cantidad de secretarias para diferentes departamentos. Es posible que las escuelas más pequeñas no necesiten hacer esto. Brindar asistencia a los administradores escolares, así como a los padres y estudiantes, es el trabajo principal de una secretaria escolar. Por esta razón, esta persona conoce la escuela y el resto del personal, y puede responder preguntas dirigidas a su manera. Los estudiantes enviados a la oficina por mala conducta u otras razones pueden necesitar primero ver a la secretaria, por lo que es importante que él o ella también conozca las reglas o el código de conducta de la escuela.
Es importante que una secretaria de la escuela sepa cómo operar varios tipos de equipos de oficina, particularmente una computadora. Por lo general, él o ella también necesitará usar una máquina de fax, fotocopiadora y un teléfono de varias líneas, entre otros equipos. La mayoría de las secretarias pasan gran parte del día realizando múltiples tareas y necesitan poder realizar un seguimiento de las diferentes cosas que suceden a la vez. Por ejemplo, una secretaria de la escuela podría ser responsable de registrar las ausencias de los estudiantes y preparar informes por las mañanas, mientras que también realiza todas las demás tareas administrativas.
Para los administradores de nivel superior en una escuela, como un director o un superintendente de distrito, por ejemplo, una secretaria de la escuela podría trabajar solo para esa persona individual. Este tipo de secretaria generalmente no interactuará con los estudiantes con tanta frecuencia, sino que estará allí para brindar asistencia administrativa. Esto puede involucrar cosas como programar, establecer reuniones, redactar cartas o memorandos u otras tareas para ayudar en las operaciones diarias de la escuela. Este tipo de secretarias son aquellas a las que a menudo se les puede exigir que trabajen durante todo el año.