Los asistentes administrativos con mayor frecuencia ayudan a gerentes, directores, vicepresidentes y personal de nivel c con tareas tales como programación, comunicaciones, producción de documentos, viajes y tareas administrativas. También pueden ayudar a todo un departamento con este tipo de tareas. Durante una entrevista, el gerente de contratación generalmente hará preguntas centradas en las habilidades físicas, habilidades sociales, experiencia previa y estilo de trabajo personal del candidato.
Las habilidades básicas comunes de los asistentes administrativos incluyen programas de procesamiento de textos y hojas de cálculo, habilidades de contabilidad ligera y algunas habilidades de escritura. Ciertas posiciones pueden requerir habilidades específicas adicionales. Por ejemplo, el asistente administrativo de un decano de educación puede necesitar estar familiarizado con las reglas de publicación académica, y el asistente del director ejecutivo de un hospital puede estar familiarizado con la terminología médica básica. Las preguntas de la entrevista del asistente administrativo a menudo se diseñarán para descubrir la competencia del entrevistado en estas áreas. También se le puede preguntar a la candidata con qué tipo de programas informáticos ha trabajado o se le puede preguntar cuántos años de experiencia tiene en un área de habilidades determinada.
Los gerentes de contratación también harán preguntas de entrevista de asistente administrativo que exploran las habilidades blandas del candidato. Esto incluye áreas como la organización y la comunicación interpersonal. Por ejemplo, un asistente administrativo departamental puede necesitar administrar los horarios de varias personas con diferentes funciones y diferentes estilos de trabajo. En este caso, el gerente de contratación puede preguntar sobre la capacidad del candidato para obtener la información necesaria de los comunicadores superiores e inferiores con un mínimo de fricción en el lugar de trabajo.
Muchas preguntas de entrevista de asistente administrativo se centran en la experiencia porque el pasado ofrece pruebas de las habilidades de un candidato. Estas preguntas pueden abordar áreas de habilidades duras o blandas. Por ejemplo, un oficial de investigación y desarrollo de alto rango necesitará un asistente administrativo en el que se pueda confiar información confidencial o confidencial, por lo que puede pedirle al candidato que detalle la experiencia pasada con información similar. Es posible que un asistente administrativo para un puesto o departamento recién formado deba crear un sistema de archivo viable desde cero, por lo que el gerente de contratación puede pedirle a la candidata que cuente un momento en que ella realizó una tarea similar.
Los gerentes y sus asistentes administrativos a menudo trabajan juntos muy de cerca para lograr un objetivo común, por lo que a menudo es fundamental que sus estilos de trabajo sean complementarios. Un gerente que sabe que está mal organizado a menudo buscará un asistente administrativo que sea extremadamente organizado y no tenga miedo de mantenerlo concentrado. Un gerente que tiende a ser temperamental o que tiene habilidades de comunicación menos que perfectas con frecuencia seleccionará un asistente administrativo que no se vea afectado por su mal humor y que sea capaz de “suavizar las plumas” de las personas a las que puede antagonizar. Un gerente que viaja mucho necesitará un asistente que pueda funcionar eficazmente con muy poca supervisión directa.
Los candidatos deben esperar responder a las preguntas de la entrevista del asistente administrativo que también abordan las motivaciones personales y las preferencias de estilo de trabajo. Esto es tan importante que a menudo será el factor decisivo entre candidatos igualmente calificados. Incluso se puede elegir un candidato con un estilo de trabajo complementario sobre uno con más experiencia o educación.