Los asistentes administrativos con mayor frecuencia ayudan a gerentes, directores, vicepresidentes y personal de nivel c con tareas tales como programaci?n, comunicaciones, producci?n de documentos, viajes y tareas administrativas. Tambi?n pueden ayudar a todo un departamento con este tipo de tareas. Durante una entrevista, el gerente de contrataci?n generalmente har? preguntas centradas en las habilidades f?sicas, habilidades sociales, experiencia previa y estilo de trabajo personal del candidato.
Las habilidades b?sicas comunes de los asistentes administrativos incluyen programas de procesamiento de textos y hojas de c?lculo, habilidades de contabilidad ligera y algunas habilidades de escritura. Ciertas posiciones pueden requerir habilidades espec?ficas adicionales. Por ejemplo, el asistente administrativo de un decano de educaci?n puede necesitar estar familiarizado con las reglas de publicaci?n acad?mica, y el asistente del director ejecutivo de un hospital puede estar familiarizado con la terminolog?a m?dica b?sica. Las preguntas de la entrevista del asistente administrativo a menudo se dise?ar?n para descubrir la competencia del entrevistado en estas ?reas. Tambi?n se le puede preguntar a la candidata con qu? tipo de programas inform?ticos ha trabajado o se le puede preguntar cu?ntos a?os de experiencia tiene en un ?rea de habilidades determinada.
Los gerentes de contrataci?n tambi?n har?n preguntas de entrevista de asistente administrativo que exploran las habilidades blandas del candidato. Esto incluye ?reas como la organizaci?n y la comunicaci?n interpersonal. Por ejemplo, un asistente administrativo departamental puede necesitar administrar los horarios de varias personas con diferentes funciones y diferentes estilos de trabajo. En este caso, el gerente de contrataci?n puede preguntar sobre la capacidad del candidato para obtener la informaci?n necesaria de los comunicadores superiores e inferiores con un m?nimo de fricci?n en el lugar de trabajo.
Muchas preguntas de entrevista de asistente administrativo se centran en la experiencia porque el pasado ofrece pruebas de las habilidades de un candidato. Estas preguntas pueden abordar ?reas de habilidades duras o blandas. Por ejemplo, un oficial de investigaci?n y desarrollo de alto rango necesitar? un asistente administrativo en el que se pueda confiar informaci?n confidencial o confidencial, por lo que puede pedirle al candidato que detalle la experiencia pasada con informaci?n similar. Es posible que un asistente administrativo para un puesto o departamento reci?n formado deba crear un sistema de archivo viable desde cero, por lo que el gerente de contrataci?n puede pedirle a la candidata que cuente un momento en que ella realiz? una tarea similar.
Los gerentes y sus asistentes administrativos a menudo trabajan juntos muy de cerca para lograr un objetivo com?n, por lo que a menudo es fundamental que sus estilos de trabajo sean complementarios. Un gerente que sabe que est? mal organizado a menudo buscar? un asistente administrativo que sea extremadamente organizado y no tenga miedo de mantenerlo concentrado. Un gerente que tiende a ser temperamental o que tiene habilidades de comunicaci?n menos que perfectas con frecuencia seleccionar? un asistente administrativo que no se vea afectado por su mal humor y que sea capaz de «suavizar las plumas» de las personas a las que puede antagonizar. Un gerente que viaja mucho necesitar? un asistente que pueda funcionar eficazmente con muy poca supervisi?n directa.
Los candidatos deben esperar responder a las preguntas de la entrevista del asistente administrativo que tambi?n abordan las motivaciones personales y las preferencias de estilo de trabajo. Esto es tan importante que a menudo ser? el factor decisivo entre candidatos igualmente calificados. Incluso se puede elegir un candidato con un estilo de trabajo complementario sobre uno con m?s experiencia o educaci?n.