Los departamentos de corporaciones estatales se denominan “Departamento de Corporaciones”, “División de Corporaciones” o “División de Corporaciones”, dependiendo del estado en el que se encuentren. El Secretario de Estado supervisa el departamento, que es el custodio legal de todas las corporaciones y otras entidades comerciales formadas y registradas en el estado. Si el público necesita acceso a los registros corporativos, los departamentos de corporaciones estatales tienen la autoridad y la capacidad de entregar certificados sellados y copias de las presentaciones de corporaciones que el departamento requiere y mantiene.
El principal deber y responsabilidad de los departamentos de las corporaciones estatales es otorgar licencias de actividades comerciales en el estado y mantener registros. Todas las formas de negocios tienen licencia de los departamentos, incluidas las corporaciones sin fines de lucro y las corporaciones extranjeras que hacen negocios en el estado. Un deber secundario de algunos departamentos de corporaciones estatales es regular las transacciones financieras, como el intercambio de valores. Las empresas que venden ciertos productos y servicios financieros también están reguladas, incluidos los planificadores financieros y los corredores de valores. Algunos estados no tienen poderes reguladores, pero son los únicos responsables de mantener los registros.
Los registros de marcas comerciales y marcas de servicio a nivel estatal son archivados y aprobados por los departamentos de corporaciones estatales. Los dueños de negocios pueden proteger su marca al registrar su marca con el estado. En una demanda por infracción de marca registrada, esta será una pieza clave de evidencia para demostrar quién es el propietario de la marca registrada. El propietario de un negocio también puede registrar un nombre comercial ficticio en el departamento.
Algunos estados permiten que las empresas designen al Secretario de Estado como el agente para recibir un servicio de proceso. Si alguien presenta una demanda contra la empresa, puede presentar la queja en el departamento de corporaciones. El departamento a su vez enviará una copia de la queja a la última dirección conocida de la empresa.
Muchos departamentos de corporaciones estatales permiten al público buscar los registros de empresas y nombres de empresas en los sitios web que mantienen. Las nuevas empresas pueden consultar el sitio web para ver si su nombre comercial es utilizado por otra empresa en el estado. Las empresas también pueden pagar y presentar informes anuales y presentaciones requeridas por la ley estatal según el tipo de negocio. Las corporaciones pueden perder su “buena reputación” en un estado si no cumplen con sus requisitos de presentación anual. Algunos departamentos permiten que el dueño de un negocio pague cualquier impuesto de sociedades adeudado.
Los departamentos de las corporaciones estatales a menudo brindan valiosos recursos e información en sus sitios web, lo que puede ser útil al planificar un negocio. La función de búsqueda de nombres a menudo está disponible en línea, pero los empleados también pueden buscar la disponibilidad de un nombre comercial por una tarifa.
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