Los gastos de bolsillo son los costos que surgen en el curso de la realización de asuntos comerciales o personales que requieren pagos inmediatos en efectivo, lo que pone a una persona literalmente “de su bolsillo” para cubrir esos gastos. Algunos de estos gastos pueden ser deducibles de impuestos, si entran en ciertas categorías, y otros pueden ser elegibles para reembolso, lo que permite que las personas sean compensadas por el desembolso inesperado de efectivo. Los recibos deben mantenerse en ambos casos para documentar cuidadosamente los gastos.
Los empleados que realizan negocios en nombre de un empleador pueden tener gastos de bolsillo como peajes de puente, almuerzo para un cliente, suministros para completar una tarea, etc. Siempre y cuando las actividades del empleado hayan sido específicamente solicitadas y aprobadas por el empleador, el empleador puede ofrecer un reembolso. En otros casos, los empleados pueden reclamar esos gastos en una declaración de impuestos, ya que están asociados con el costo de manejar las tareas asignadas en el trabajo.
Los empleadores con personal de confianza pueden tener otros métodos para manejar los gastos de bolsillo, como la emisión de tarjetas de crédito o cheques en blanco, o permitir que los empleados carguen los gastos en una cuenta de la empresa. En otros casos, los empleados deben presentar documentación de los gastos incurridos mientras realizan el trabajo en nombre de la empresa para que puedan ser revisados. Si se aprueba, se emitirá un cheque para compensar, o se pagará a los empleados de un fondo de caja chica.
Los gastos personales de bolsillo a veces son deducibles. Los gastos médicos de bolsillo, la cobertura de los costos no cubiertos por los planes de seguro, pueden ser deducibles. Si son altos, generalmente son más altos que la deducción estándar, creando un incentivo para detallar en una declaración de impuestos. Las donaciones a organizaciones benéficas también se consideran una forma de gasto de bolsillo, ya que la persona proporciona pagos en efectivo por adelantado.
Los pagos por bienes y servicios utilizados durante un período de tiempo no califican. Por lo tanto, la gasolina y los peajes son gastos de bolsillo, pero el seguro del automóvil y el registro no lo son. Sin embargo, las personas que usan automóviles para los negocios de la compañía pueden reclamar millas para compensarlos por el desgaste del automóvil, junto con gastos indirectos como el seguro. Del mismo modo, las primas del seguro de salud no son gastos de bolsillo, pero los copagos en las visitas al médico sí lo serían. Por lo general, es fácil determinar si un gasto califica como un gasto de bolsillo; Si es para un servicio o bien utilizado de inmediato, en lugar de una inversión en un servicio a largo plazo, generalmente es un gasto de bolsillo.
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