Un carnet de reçus peut faire référence à deux choses différentes. Le premier est un livre dans lequel un détaillant écrira des reçus pour les achats effectués par les clients ; ils sont courants dans les petits magasins, souvent trouvés dans les magasins d’antiquités ou de consignation, par exemple. Le ticket de caisse est ensuite arraché et remis au client comme preuve d’achat. Le deuxième type de carnet de reçus est un type de dossier de fichiers qui est utilisé pour organiser et stocker les reçus collectés tout au long de l’année à des fins fiscales. Bien que la première définition soit plus courante, les deux peuvent être utilisées selon la situation.
De nombreuses entreprises utilisent un carnet de reçus manuscrits si les prix des articles changent constamment ou si elles n’ont pas les fonds nécessaires pour mettre en place un système informatique avec des reçus imprimés. Lors du choix d’un carnet de reçus comme celui-ci, de nombreuses personnes trouvent qu’elles préfèrent choisir un livre qui fournit des copies carbone de chaque reçu. Cela permet de réduire la fréquence des erreurs, puisque les employés n’auront besoin d’écrire le prix et la taxe qu’une seule fois, plutôt qu’à deux endroits différents, ce qui augmente la probabilité qu’une erreur de transposition soit commise. Les carnets de reçus en copie carbone ont tendance à coûter un peu plus cher qu’un livre standard, mais ils valent peut-être le prix supplémentaire.
Une autre considération est de savoir s’il faut ou non obtenir un carnet de reçus personnalisé. Celles-ci comportent généralement simplement le nom, l’adresse et le numéro de téléphone de l’entreprise préimprimés en haut de la page, ainsi qu’un numéro de facture le cas échéant, comme ce serait le cas avec un chèque bancaire. Bien que ceux-ci entraînent un coût supplémentaire, ils semblent souvent beaucoup plus professionnels qu’un reçu vierge sans le nom de l’entreprise. Cela aide également à augmenter la probabilité qu’un client appelle pour poser des questions ou revisite le magasin s’il a besoin d’acheter autre chose, car il a le reçu pour référence.
L’autre type de carnet de reçus, un dossier de stockage et un cahier pour conserver les reçus, peut être un outil très utile au moment des impôts. Cela est particulièrement vrai pour les travailleurs autonomes qui doivent justifier des dépenses ou pour les personnes qui détaillent les déductions. Il est préférable de choisir un carnet de reçus avec un certain nombre de dossiers différents pour stocker les reçus de différents types, tels que les dépenses de véhicule ou l’achat au bureau. Un livre qui permet de brèves notes explicatives peut également être utile pour les personnes qui pourraient oublier à quoi sert un achat ou qui font beaucoup d’achats déductibles tout au long de l’année.