Les meilleurs bordereaux de dépôt d’entreprise répondent aux exigences de base de la banque et remplissent adéquatement les fonctions secondaires de cet important document commercial. Les bordereaux de dépôt sont généralement commandés auprès de la banque et auront donc le codage requis. Les fonctions secondaires comprennent la traçabilité, la précision et la communication des transactions. Tous ces facteurs fonctionnent ensemble pour documenter une transaction afin qu’une comptabilité précise soit possible. De plus, le risque de vol interne ou externe doit être minimisé.
Si les dépôts sont effectués par plusieurs personnes à plusieurs endroits, la traçabilité est un problème. Les meilleurs bordereaux de dépôt des entreprises auront un moyen de localiser qui a effectué le dépôt, quand et où. Cela peut être accompli par une ligne spéciale sur le feuillet qui est signé par le déposant. Les bordereaux de dépôt de carbone multiples sont utiles pour augmenter la traçabilité, avec des copies conservées par le déposant et le superviseur, et soumises à la banque.
La précision est un facteur important dans le choix des meilleurs bordereaux de dépôt d’entreprise, car des données incorrectes peuvent entraîner des découverts et des frais bancaires ou des inexactitudes dans les comptes clients. Pour accroître l’exactitude, les entreprises peuvent choisir d’utiliser des bordereaux de dépôt générés par ordinateur. Si les bordereaux de dépôt doivent être remplis à la main, il devrait y avoir suffisamment de place pour que tous les chèques soient répertoriés, et des lignes pour chaque dénomination des factures doivent être enregistrées séparément. Les employés devraient être tenus d’écrire soigneusement sur tous les bordereaux de dépôt.
La communication transactionnelle peut être évidente dans une petite entreprise, mais moins dans une très grande entreprise. Les teneurs de livres doivent savoir quand les dépôts sont reconnus par la banque, quel compte doit être crédité par le dépôt et la forme du dépôt. Des opérations dispersées peuvent amener plusieurs personnes à manipuler le dépôt. Par conséquent, non seulement plusieurs copies des bordereaux de dépôt des entreprises peuvent être importantes, mais un registre des dépôts semblable à un registre de chèques devrait également être tenu.
Une entreprise doit prendre plusieurs décisions pour minimiser le risque de vol. La taille de la transaction commerciale typique et le montant des espèces par rapport aux autres moyens de paiement doivent être connus. D’autres faits à collecter sont si l’entreprise utilise des bordereaux remplis à la main ou générés par ordinateur, la fréquence des dépôts effectués pendant les heures bancaires par rapport à l’utilisation des gouttes de nuit, et si les dépôts seront effectués par différentes personnes ou par la même ou deux personnes. Plus la transaction en espèces est importante, plus l’utilisation des dépôts de nuit et les dépôts répétés par la même personne augmentent le risque de vol par des agents externes et par des employés. Les sacs de dépôt en plastique jetables avec plusieurs bordereaux de dépôt de carbone aident à dissuader le vol de dépôt de nuit.
Les meilleurs bordereaux de dépôt d’entreprise intégreront les facteurs ci-dessus, le cas échéant. Ils peuvent varier en taille de la feuille détachable de la taille d’un portefeuille à un rapport de plusieurs pages généré par un logiciel de comptabilité. Dans tous les cas, ils doivent être logiques, ordonnés et facilement compréhensibles par tous les utilisateurs. Les bordereaux de dépôt d’entreprise, même s’ils ne sont pas vus par les clients, doivent également donner une apparence professionnelle.