La performance globale du fournisseur peut être évaluée en notant le fournisseur en termes de qualité, de prix, de livraison et de service. Dans les grandes organisations, le service des achats peut distribuer un questionnaire à tout employé qui utilise un fournisseur externe approuvé, demandant à l’employé de commenter l’expérience. Les commentaires sont généralement entrés dans le système de gestion des fournisseurs et constituent la base de l’examen périodique des fournisseurs et du contrôle de la qualité. Les petites entreprises peuvent utiliser une enquête écrite ou un système informel de freins et contrepoids. Quoi qu’il en soit, un fournisseur est généralement soumis à une évaluation périodique de la même manière qu’un employé pour garantir la continuité du travail conformément aux normes.
La gestion des fournisseurs se déroule sur un continuum qui commence par un accord concernant les livrables, qui comprend une transmission claire des directives et des normes. Avant de mettre en œuvre une évaluation formelle des performances des fournisseurs, assurez-vous d’avoir rédigé vos directives et que vos fournisseurs sont conscients de vos attentes. Si vous avez des employés qui traitent directement avec les fournisseurs et participeront au processus d’évaluation, assurez-vous qu’ils connaissent également les directives. La définition d’une norme de performance en amont permet une évaluation plus cohérente en aval et élimine une partie de la subjectivité du processus qui peut fausser injustement les résultats.
Un outil d’évaluation devrait être élaboré. Il peut s’agir d’une enquête écrite ou d’un questionnaire, ou d’une série de questions posées lors d’un entretien oral. Une partie de la conception de l’outil consiste à déterminer comment il sera administré. Les commentaires sur les performances des fournisseurs peuvent être collectés après chaque contact ou collectés périodiquement. Un questionnaire qui est présenté après chaque contact peut être plus court, tandis qu’un questionnaire qui examine l’expérience d’un employé avec un fournisseur sur une plus longue période peut nécessiter plus de détails.
L’outil d’évaluation doit solliciter des commentaires sur la qualité, le prix, la livraison et le service. La qualité doit porter sur la satisfaction de l’évaluateur à l’égard des biens ou des services du fournisseur. Le prix doit tenir compte du coût total des biens ou des services par rapport à la valeur intrinsèque et par rapport au coût d’utilisation d’autres fournisseurs. La livraison doit tenir compte de la disponibilité, du délai d’exécution et de la fiabilité. Le service doit évaluer la réactivité, le professionnalisme, le service client et le respect des normes du fournisseur.
La partie peut-être la plus importante du processus d’évaluation des performances des fournisseurs consiste à établir un système pour collecter, résumer et conserver les données de l’outil d’évaluation. Que vous sollicitiez des commentaires sur les interactions avec les fournisseurs de deux ou deux cents employés, les résultats doivent être synthétisés et distillés jusqu’à une sorte de note ou d’évaluation sur une échelle de performances acceptables à inacceptables. Il existe des progiciels et des systèmes de contenu basés sur Internet qui peuvent faciliter l’ensemble du processus de gestion des fournisseurs, mais vous pouvez également effectuer le travail à la main en créant un fichier pour le fournisseur, en collectant les sondages, en examinant les résultats et en attribuant une note qui déterminera si le fournisseur reste ou non sur votre liste de fournisseurs approuvés.