Les vendeurs sont des particuliers ou des entreprises qui fournissent des biens ou des services à d’autres particuliers ou entreprises. La gestion des fournisseurs est un terme utilisé pour décrire le processus de recherche, de qualification et de négociation avec les fournisseurs. Les activités courantes comprennent la recherche de fournisseurs, la négociation de contrats, l’obtention de devis, l’évaluation des performances, la création et la mise à jour des fichiers des fournisseurs et la garantie que les paiements sont effectués correctement.
Une fois qu’une entreprise détermine qu’elle a un besoin qui doit être externalisé, la gestion des fournisseurs commence. L’entreprise doit trouver un ou plusieurs fournisseurs capables de fournir le bien ou le service nécessaire et évaluer chaque fournisseur en fonction des prix, des capacités, du délai d’exécution, de la qualité du travail et de la réputation de l’entreprise. Ce processus implique souvent de demander des prix, de vérifier les références et de rechercher l’entreprise via des ressources en ligne. Cela peut également inclure la vérification de la stabilité financière, de l’assurance et des certifications du fournisseur potentiel.
Une fois les fournisseurs sélectionnés, la gestion des fournisseurs consiste à gérer un pool de fournisseurs, à attribuer des tâches ou des contrats en fonction des besoins, à surveiller les performances des fournisseurs et à s’assurer que les termes du contrat sont respectés. Dans les grandes entreprises, un gestionnaire de fournisseurs a souvent plus d’un fournisseur dans le pool pour chaque type de produit de service. Certains fournisseurs peuvent être préférés, ce qui signifie qu’ils sont le premier choix lorsqu’un projet se présente. D’autres pourraient être des fournisseurs de sauvegarde, qui seront appelés si le fournisseur préféré ne peut pas accepter un projet donné ou ne parvient pas à exécuter.
La gestion des fournisseurs implique souvent une grande quantité de paperasse électronique ou manuelle. De nombreux systèmes de comptes fournisseurs exigent que les fournisseurs soient configurés dans une base de données. Cela peut nécessiter la collecte des coordonnées du fournisseur, des certificats d’assurance et des numéros d’identification fiscale. Si le vendeur a accès à des informations exclusives ou privées, un accord de non-divulgation ou un autre accord de ce type doit généralement être signé et placé dans les fichiers du vendeur. De nombreuses entreprises exigent que les fichiers des fournisseurs soient mis à jour chaque année, de sorte qu’un responsable des fournisseurs devra s’assurer que les documents à jour sont obtenus chaque année.
Le terme gestion des fournisseurs est généralement utilisé dans le contexte des opérations commerciales, mais les individus peuvent également avoir besoin de gérer les fournisseurs de temps à autre. Un propriétaire, par exemple, peut avoir besoin de passer un contrat avec un couvreur ou un architecte d’intérieur ; dans cette situation, il devra obtenir des offres, choisir un fournisseur, surveiller la qualité du travail et traiter le paiement, comme le ferait une entreprise. Les salons de coiffure, les agents d’assurance, les garderies et les services personnels similaires sont également des exemples de vendeurs avec lesquels une personne peut travailler fréquemment.
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