Aujourd’hui, les petites et grandes entreprises ont parfois recours à des fournisseurs d’externalisation afin de gérer l’entreprise de manière plus efficace et plus rentable. Il existe un certain nombre de fonctions qui peuvent être externalisées avec succès, notamment la paie, la comptabilité générale, les services technologiques et même les relations publiques. Il est important de trouver les bons fournisseurs pour s’assurer que ces fonctions importantes sont exécutées d’une manière qui profitera à votre entreprise, plutôt que de créer plus de problèmes qu’elles n’en résolvent.
Votre première tâche pour trouver les bons fournisseurs d’externalisation est de vous poser quelques questions de base. Premièrement, pourquoi sous-traiter en premier lieu? Souvent, la raison en est que vous disposez de ressources limitées pour l’entreprise et que vous devez maintenir les dépenses aussi bas que possible. Le coût du recours à des fournisseurs pour certains de vos besoins est généralement bien inférieur aux salaires et avantages sociaux que vous paieriez pour que le personnel à plein temps s’occupe de ces mêmes fonctions.
Ensuite, faites une liste de ce que vous devez accomplir. Par exemple, si vous souhaitez rechercher des fournisseurs d’externalisation pour gérer votre paie, définissez ce que vous devrez faire dans le cadre de ce projet. Tous vos employés sont-ils payés à la semaine, aux deux semaines ou au mois? Avez-vous des employés horaires et salariés? Voulez-vous que le service gère toutes les retenues à la source et les rapports à l’agence fiscale appropriée? En sachant ce que vous attendez du fournisseur, il sera beaucoup plus facile d’identifier les partenaires fournisseurs potentiels capables de gérer toutes les tâches sans problème particulier.
Une fois que vous savez pourquoi vous souhaitez externaliser et ce que vous devez faire dans le cadre du projet d’externalisation, vous êtes prêt à évaluer des fournisseurs spécifiques. Cela commence souvent par demander des devis ou des propositions pour leurs services. N’oubliez pas que vous pouvez soumettre une demande de proposition spécifique, ou RFP, à chaque partenaire potentiel. Incluez un format spécifique pour la réponse. Cela facilitera beaucoup le processus de comparaison des mérites et des prix de chaque fournisseur potentiel.
En plus d’obtenir des informations sur les prix et les services d’assistance, vous pouvez également obtenir des références pour chacun des fournisseurs d’externalisation que vous envisagez. Même si un programme peut paraître très beau sur papier, vous voulez être sûr qu’un fournisseur donné respecte effectivement ces promesses. Discutez avec d’autres personnes qui ont utilisé le fournisseur et demandez si leur personnel est toujours professionnel, s’il accomplit les tâches en temps opportun et avec quelle efficacité il gère tout type de situation d’urgence qui se présente.
Ce n’est qu’après avoir évalué chacun des fournisseurs d’externalisation de votre liste et choisi le fournisseur qui répond à vos besoins que vous devriez envisager de signer un accord. Lisez tous les termes et conditions avant de signer quoi que ce soit. Posez des questions s’il y a une clause ou une section que vous ne comprenez pas. Une fois que vous êtes sûr que tout est en ordre, prenez l’engagement et soyez tranquille que les tâches que vous avez confiées au fournisseur soient traitées avec soin et efficacité.