Dans la plupart des cas, les employeurs aux États-Unis paient les charges sociales à l’Internal Revenue Service au moyen d’un transfert électronique de fonds (TEF) initié par l’employeur, ou au nom de l’employeur par un tiers, tel qu’un cabinet comptable ou un service de paie. . Ils doivent être payés dans un certain délai après l’émission de la feuille de paie, en fonction de son montant, selon les barèmes publiés par l’IRS. Des pénalités importantes sont imposées si les charges sociales sont payées en retard ou pas du tout. Les paiements des impôts sur les salaires de l’État sont effectués de différentes manières et sont déterminés par l’agence fiscale de chaque État.
Le système EFT a été mis en place début 2011 pour la plupart des employeurs; les petits employeurs ont la possibilité de payer certains montants sur une base trimestrielle ou annuelle lorsqu’ils produisent leurs déclarations de revenus. Dès que possible après l’émission de la paie, mais dans le délai fixé par l’IRS, l’employeur met en place le paiement en ligne et spécifie la date à laquelle l’IRS doit transférer les fonds du compte du payeur. Seules les informations récapitulatives sont saisies lors de la mise en place du TEF; les données détaillées sur la répartition des paiements sont déposées avec le rapport trimestriel de l’employeur, qui réconcilie également les éventuelles différences. Si le rapport trimestriel indique que des taxes supplémentaires sont dues, elles peuvent généralement être payées avec un chèque papier accompagnant le rapport lors de son dépôt.
Bien qu’il puisse sembler risqué de faire des dépôts d’impôts séparément du dépôt des rapports qui attribuent ces paiements aux contribuables individuels, le système a bien fonctionné aux États-Unis, avec un système complet de comptabilisation et de correction des erreurs. Ainsi, la plupart des employeurs paient les charges sociales quelques jours seulement après la date d’émission de la feuille de paie, en produisant des rapports trimestriels pour rendre compte des montants déposés. Ce système garantit que les obligations fiscales sont acquittées aussi rapidement que possible après qu’elles ont été contractées tout en laissant aux employeurs le temps de préparer les rapports explicatifs.
Aux États-Unis, les charges sociales sont prélevées à la fois sur les salaires des employés et sur les fonds des employeurs. L’argent retenu sur les revenus des employés sert aux obligations fiscales et au paiement des primes d’assurance pour la sécurité sociale, l’assurance-maladie et les programmes d’assurance étatiques ou locaux, tels que l’invalidité ou le chômage. Les employeurs doivent égaler les paiements de leurs employés pour la sécurité sociale et l’assurance-maladie, et doivent également payer les primes d’assurance-chômage fédérales et nationales et, dans certains cas, les primes d’assurance-invalidité de l’État.
Pour les salariés, la retenue d’impôt sur le revenu est calculée séparément pour les salariés individuels, sur la base de leurs gains réels et des informations fournies sur leurs formulaires W4. La prime pour la sécurité sociale est de 6.20 % des revenus bruts de l’employé jusqu’à ce que les revenus annuels atteignent un plafond établi par le Congrès, qui était de 106,800 2010 dollars américains en 1.45. La prime pour Medicare est de XNUMX % de tous les revenus.
Le calcul des cotisations des employeurs peut être complexe, car il implique des plafonds sur les montants soumis à l’impôt et des crédits fédéraux pour les paiements effectués pour l’impôt sur le chômage de l’État. La plupart des services de paie et des logiciels de paie d’entreprise effectuent ces calculs. Tous les montants sont combinés lorsque les employeurs paient des charges sociales, à l’exception des taxes d’assurance-chômage, qui sont payées trimestriellement chaque fois que le passif total atteint ou dépasse 500 $.