Vous pouvez suivre un chèque impayé en enregistrant le numéro de chèque et le montant du paiement dans votre grand livre de chèques et en déduisant le montant du chèque de votre relevé du solde disponible du compte sur lequel le chèque est tiré. Une fois le chèque présenté pour le paiement, votre banque retire l’argent de votre compte. La banque vous informe alors que la transaction relative au chèque est terminée, généralement en fournissant un relevé de compte mensuel qui répertorie le chèque comme payé et, dans certains cas, en vous fournissant l’original ou une copie du chèque annulé pour vos fichiers.
Un chèque est un substitut de paiement légal aux espèces. Chaque document de chèque contient certaines informations standard, y compris le nom de la banque, le numéro d’acheminement et le numéro de compte qui indique où se trouve le compte qui contient l’argent pour payer le chèque et un numéro de chèque dans le coin supérieur droit. Ces informations sont utilisées par les parties à la transaction et la banque pour suivre le chèque via le système de paiement.
Chaque propriétaire de compte courant est responsable de maintenir un enregistrement précis du solde du compte. Comme en espèces, vous pouvez utiliser un chèque pour effectuer un paiement sans en informer la banque au préalable ni mettre officiellement de côté l’argent sur le compte. La banque n’a aucun moyen de savoir que certains fonds sur un compte chèque ont été obligés par un chèque en souffrance jusqu’à ce que le chèque soit présenté à la banque pour paiement. Une fois que le chèque quitte votre possession, il n’y a littéralement aucun moyen de le suivre jusqu’à ce que le destinataire le présente pour paiement.
Un chèque impayé ne peut être suivi que superficiellement sur papier par le titulaire du compte lors de l’émission du chèque. Ensuite, il disparaît de tout système de suivi pendant que le destinataire détient le chèque. Il réapparaît pour le suivi une fois que le destinataire le présente pour paiement. Si un destinataire détient le chèque pendant une durée excessive sans le déposer pour paiement, cela a tendance à créer un problème dans les registres du titulaire du compte. L’argent reste disponible sur le compte qui est en fait obligé par un chèque en circulation, ce qui crée une opportunité de mauvaise gestion des fonds et de découverts de compte.
Les titulaires de compte suivent un chèque impayé sur papier en tenant un grand livre de compte qui reflète un solde de compte réel à tout moment. Dans le grand livre, vous enregistrez le numéro de chèque et déduisez le montant du chèque du solde du compte. Le solde du grand livre sera différent du solde du compte jusqu’à ce que le chèque soit présenté pour paiement, mais il reflète le solde disponible des fonds non engagés. À la fin du mois, la banque vous fournit un relevé de compte et, parfois, des copies de chèques annulés afin que vous puissiez rapprocher votre grand livre de l’activité de votre compte.