Il existe actuellement de nombreuses façons pour les entreprises d’être payées, notamment les cartes de débit, les dépôts automatiques et les chèques papier. L’un des plus gros problèmes avec les chèques est que les clients peuvent prétendre que le chèque est par la poste, et qu’il peut prendre des jours pour qu’il arrive, pour diverses raisons. La possibilité d’accepter un chèque par télécopieur peut considérablement accélérer le processus. Tout ce qu’il faut, c’est la capacité de recevoir des fax entrants et un logiciel spécial qui vous permet de saisir les informations appropriées à partir du chèque.
L’acceptation d’un chèque par fax est un type de banque électronique, et c’est légal aux États-Unis et dans de nombreux autres pays du monde. Il est toujours préférable de vérifier la légalité de ce système avant d’acheter un logiciel, mais si vous habitez là où vous pouvez utiliser la chambre de compensation automatisée (ACH) ou un type similaire de système bancaire électronique, il y a de fortes chances que vous puissiez accepter un chèque par fax. La première étape pour accepter un chèque par fax est d’acheter et d’installer le logiciel approprié sur votre système informatique, vous permettant de saisir toutes les données pertinentes du chèque de votre client pour en créer une copie pour l’impression. Selon le type de logiciel que vous achetez et les options que vous sélectionnez, vous pourrez également vérifier le nom du client, le compte et si le compte dispose ou non de fonds suffisants pour couvrir le chèque.
Après avoir installé le logiciel, vous êtes prêt à recevoir votre premier chèque par fax. Demandez à votre client de vous faxer un chèque rempli et entrez toutes les informations du chèque dans votre ordinateur. Une fois que vous avez rempli le formulaire, vous pouvez imprimer une copie du chèque à l’aide de votre imprimante. Étant donné que l’impression ne contiendra pas seulement les informations bancaires du client mais également le numéro du chèque, vous devez dire au client de détruire le chèque original et de le marquer comme ayant été utilisé.
Le chèque que vous imprimez indiquera sur la ligne de signature que le propriétaire du compte a autorisé le chèque, bien que le verbiage exact dépende de votre progiciel spécifique. C’est une bonne idée de conserver l’original du fax pour vos dossiers, en cas de litige. Apportez le chèque que vous avez imprimé à partir des informations faxées à votre banque et déposez-le, où il sera traité comme tout autre dépôt que vous effectuez. Lorsque vous recevez un chèque par télécopieur, vous ne pouvez généralement pas l’encaisser, mais devez plutôt le déposer dans un compte professionnel et attendre qu’il soit compensé.