Une bonne préparation à un audit de la paie comprend une compréhension approfondie de la nature de l’examen et, dans de nombreux cas, l’obtention d’un conseiller juridique. Il s’agit également pour les employeurs d’identifier chaque personne qui leur a rendu des services et de classer ces personnes sous un statut d’employé ou de non-employé. Pour éviter les conséquences juridiques, il est important que tous les employeurs restent au courant de leurs processus de paie, ce qui comprend la comparaison continue des rapports de paie avec les grands livres, ainsi que l’examen des rapprochements bancaires. De nombreux employeurs sont confrontés aux conséquences d’un audit de la paie car ils ne disposent pas de la documentation appropriée pour les employés qui remplissent plus d’un poste, ce qui rend important pour les employeurs de comprendre les limites et les aspects juridiques de la séparation.
Il existe plusieurs raisons pour lesquelles un audit de la paie peut avoir lieu, et de nombreuses entreprises commencent leur préparation en trouvant et en retenant un conseiller juridique. Lors d’un audit de la paie, une entité tierce informe une entreprise qu’un audit va avoir lieu. Ce faisant, cela donne à l’entreprise auditée le temps de se préparer. Le conseiller juridique aide les entreprises à comprendre quels documents doivent et ne doivent pas être remis au tiers effectuant l’audit.
Étant donné qu’une partie d’un audit de la paie implique que l’employeur fournisse de la documentation sur chacun de ses employés, il est important de comprendre la véritable définition d’un employé. Un employé est considéré comme quelqu’un qui a rendu des services à l’entreprise ; cependant, dans certains cas, il existe des échappatoires qui permettent à un employeur de ne pas reconnaître une personne en tant qu’employé. Cela inclut lorsqu’une personne est en affaires pour elle-même, ainsi que les personnes qui sont des vendeurs directs.
Il est également important pour les employeurs de comprendre comment classer les employés qui remplissent plus d’un poste. Lorsque cela se produit, les employeurs doivent disposer de documents qui enregistrent avec précision le nombre d’heures travaillées par chaque employé dans chaque poste. Si la documentation n’est pas conservée, le salaire total de chaque employé est facturé en fonction de son poste qui a la classification la plus élevée.
L’entité effectuant l’audit voudra également s’assurer que l’entreprise auditée dispose de rapports de paie qui correspondent à ses grands livres. Pour se préparer à cette partie de l’audit de la paie, les entreprises doivent toujours comparer les dépenses salariales brutes, les montants nets des chèques et les taxes retenues sur les chèques des employés avec tous les chiffres de leur grand livre. De plus, pour faciliter la préparation de l’audit, il est avantageux de comparer les rapports de paie et les grands livres avec les rapprochements bancaires. La comparaison de tous ces chiffres aide un employeur à s’assurer qu’il n’y a pas de modifications sur les chèques des employés.
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