Au moins une fois par an, les institutions financières, telles que les entreprises d’investissement et les banques, sont soumises à un audit des institutions financières. Les auditeurs entrent dans l’institution et examinent les dossiers et les registres pour s’assurer que l’institution financière respecte les lois et règlements en vigueur pour ces types d’institutions. La meilleure façon de se préparer à un audit d’institution financière est de maintenir vos dossiers et registres à jour et en conformité avec les lois et règlements tout au long de l’année. Cela évite d’avoir à se précipiter juste avant l’audit pour que tout soit en ordre. Si ce n’est pas le cas, vous devez alors attribuer les responsabilités aux parties appropriées pour la préparation de l’audit, la collecte des documents, planifier une réunion avec les dirigeants ou les cadres de l’institution, planifier l’audit, puis demander tout autre dossier requis.
Chaque institution financière a des employés qui sont en charge de certains dossiers et documents que les auditeurs examineront lors de l’audit de l’institution financière. En règle générale, dans une institution financière, c’est le back-office ou le service des opérations qui conserve ces enregistrements, de sorte que tout ce que les auditeurs doivent examiner doit être au même endroit, si les politiques et procédures ont été respectées tout au long de l’année. Les employés qui travaillent dans ce domaine n’agiront pas en tant que surveillants de la mise en ordre de tous les fichiers, ce qui signifie qu’au fur et à mesure qu’ils parcourent chaque fichier, ils s’assureront qu’il contient les informations nécessaires. Ils peuvent avoir besoin de contacter des assistants, des banquiers, des conseillers financiers ou d’autres employés de l’institution financière pour obtenir toute information manquante.
Au fur et à mesure que l’entreprise se prépare à l’audit de l’institution financière, les principaux ou les dirigeants de l’entreprise se réunissent généralement. La réunion leur fournit généralement une mise à jour de l’état de préparation de l’entreprise pour l’audit. Les directeurs ou dirigeants peuvent également jouer un rôle en incitant certains employés à intervenir pour s’assurer que l’entreprise est prête pour l’audit.
En règle générale, les auditeurs contactent l’institution financière pour fixer une date pour l’audit de l’institution financière. Ensuite, l’institution financière se prépare pour l’audit une fois qu’elle connaît la date. Si vous avez le privilège de vous préparer pour l’audit, puis de planifier la date, une fois que vous êtes prêt ou presque prêt pour l’audit, vous devrez contacter l’auditeur pour planifier l’audit.