Les personnes qui travaillent en tant qu’administrateurs de la paie sont souvent chargées de suivre les heures de travail des employés et de s’assurer qu’elles sont payées en conséquence. Ces professionnels peuvent également être chargés de suivre les services utilisés par une organisation, tels que les livraisons de matériaux, et de s’assurer que les vendeurs et les fournisseurs sont payés pour leurs services. Dans certains cas, on peut s’attendre à ce qu’un administrateur de paye agisse en tant que comptable. Il ou elle est responsable de s’assurer que tous les travailleurs sont payés conformément aux lois et règlements établis par les agences gouvernementales. Dans ces scénarios, un administrateur de paie peut également participer aux processus d’audit et de budgétisation.
Les qualifications que les entreprises exigent de leurs administrateurs de paye varient en fonction des tâches qu’elles sont chargées d’accomplir. Par exemple, les entreprises où un administrateur de paie doit uniquement saisir des données concernant les heures travaillées par les employés peuvent n’avoir besoin que d’un diplôme d’associé ou d’une expérience dans la saisie de données dans un environnement de bureau. Dans les organisations où les administrateurs de paie sont censés agir en tant que membres des services de comptabilité ou de planification financière, ils doivent souvent avoir une formation académique formelle dans des domaines tels que la finance ou la comptabilité. Ces administrateurs de paie de niveau supérieur peuvent également bénéficier de nombreuses années d’expérience dans les services de comptabilité ou de paie, ainsi que de l’obtention d’une certification comptable professionnelle.
Une grande partie du travail d’un administrateur de la paie consiste à saisir des données et à les examiner pour s’assurer qu’elles sont cohérentes. En d’autres termes, les administrateurs de paye peuvent mesurer les coûts réels par rapport aux estimations projetées et déterminer comment et pourquoi ces valeurs peuvent différer. Il est également courant qu’un administrateur de paie établisse des budgets et des estimations pour la main-d’œuvre et s’assure que les travailleurs consacrent le bon nombre d’heures.
Lorsqu’un administrateur de paye travaille pour un taxi, une limousine ou un autre type de service de transport, il ou elle est responsable de la collecte et de la saisie des données du conducteur. Ce type de professionnel peut utiliser des compteurs ou des logiciels pour déterminer la distance parcourue par un conducteur et le nombre de passagers qu’il a pris en charge. Un administrateur peut ensuite calculer combien une organisation doit aux chauffeurs pour leurs services.
Il est courant qu’un administrateur de paye agisse en tant que négociateur. Lorsque ce type de professionnel est chargé de payer les fournisseurs et autres prestataires de services, il ou elle peut s’assurer que les termes d’un contrat sont respectés et que les coûts et les conditions de service sont satisfaisants pour les deux parties. Il est également normal qu’un administrateur de la paie d’un service de paie aide les employés qui pensent avoir été sous-payés ou qui souhaitent obtenir la permission de faire des heures supplémentaires.