Les commis à la paie et les administrateurs sont responsables du paiement des employés de l’entreprise, de la déduction des impôts sur les salaires et du transfert des fonds des chèques de paie vers les comptes de retraite et les fonds d’assurance. De nombreuses entreprises n’exigent pas que les employés aient suivi une formation formelle. Néanmoins, de nombreux collèges proposent des cours de traitement de la paie et certaines entreprises exigent que les commis aient obtenu ces qualifications en matière de paie ou détiennent un diplôme universitaire. D’autres types de qualifications de paie que les employeurs préfèrent comprennent les licences comptables et divers types d’informations d’identification des ressources humaines.
En règle générale, les employeurs exigent que les employés du service de la paie aient un diplôme d’études secondaires. De nombreux collèges offrent des cours à court terme non diplômants en traitement de la paie ou en comptabilité et ces types de qualifications en matière de paie sont souvent recherchés par les employeurs. Dans certains cas, les cours de comptabilité peuvent couvrir les pratiques comptables en général plutôt que la comptabilité de la paie, mais les concepts appris au cours de ces sessions peuvent être appliqués au travail de paie ainsi qu’à d’autres types de travail administratif.
Les grandes entreprises emploient un grand nombre de commis et certaines entreprises préfèrent que les commis seniors aient une connaissance approfondie de la comptabilité, car le traitement de la paie peut être assez complexe lorsqu’il s’agit d’un plus grand nombre de travailleurs et de sommes d’argent importantes. Dans de nombreux pays, les autorités de réglementation ou les associations comptables administrent les examens de comptabilité et les candidats retenus reçoivent des licences ou des certificats d’achèvement. Ces qualifications comptables font partie des qualifications de la paie qui sont souvent répertoriées comme conditions préalables à l’emploi sur les listes d’emploi. Outre les cours de comptabilité formels, certains collèges proposent des cours de comptabilité au cours desquels les principes comptables de base sont enseignés. Les personnes qui assistent à ces cours sont souvent en mesure d’obtenir un emploi en tant que commis à la paie.
Dans certaines entreprises, le personnel des ressources humaines (RH) est chargé de négocier les salaires du personnel et de traiter la paie. Par conséquent, les personnes souhaitant travailler dans le service de la paie doivent normalement avoir une expérience préalable en RH. Certains collèges offrent des cours professionnels en gestion des ressources humaines et ces cours comprennent parfois un volet sur le traitement de la paie. De plus, certains employeurs préfèrent embaucher des commis qui ont des diplômes universitaires dans des matières liées à la comptabilité telles que les mathématiques ou la finance, tandis que d’autres entreprises recherchent des candidats titulaires d’un baccalauréat en gestion des ressources humaines.
Les entreprises de technologie de l’information (TI) commercialisent certains types de logiciels de paie auprès d’entreprises de toutes tailles. Certaines sociétés informatiques envoient des formateurs en entreprise pour effectuer une formation en cours d’emploi au cours de laquelle les employés apprennent à utiliser ce logiciel. D’autres entreprises mettent en place des modules de formation en ligne ou envoient du matériel de formation avec des logiciels. Étant donné que de nombreux logiciels sont utilisés dans l’ensemble de l’industrie, certains employeurs exigent que les candidats à un emploi aient suivi une formation en logiciel et, dans certains cas, les qualifications salariales recherchées par ces entreprises peuvent inclure un certificat d’achèvement.