S’inscrivant dans une catégorie plus large d’agents d’achat, un administrateur de sous-traitance supervise et gère les contrats d’une organisation et les sous-contrats associés. Dans les petites organisations, cela peut inclure tous les contrats, tandis que dans les grandes organisations, cela peut impliquer un portefeuille de contrats attribués. Les principales responsabilités incluront l’examen continu de l’avancement du contrat, en plus de la gestion des aspects financiers et techniques des contrats. D’autres responsabilités impliqueront la négociation avec les sous-traitants et les clients finaux pour le règlement des contrats ainsi que la préparation de toutes les commandes de modifications des contrats initiaux ou la rédaction d’avenants. Appliquant une solide connaissance des procédures, des politiques et de la réglementation en matière d’approvisionnement et juridiques, l’administrateur de sous-traitance vise à maintenir la qualité et à améliorer la rentabilité de ces contrats.
Les tâches exécutées avec régularité se concentreront sur l’établissement et la mise en œuvre de revues de contrat sur une base cohérente pour évaluer l’avancement des contrats. Au cours de ce processus, un administrateur de sous-traitance résoudra souvent les conflits, arbitrera les différends, trouvera des solutions aux problèmes et prendra des décisions concernant l’avancement du contrat ou son absence. L’élément central du processus d’examen est de s’assurer que les sous-traitants exécutent efficacement les conditions et spécifications originales du contrat négociées avec le client final. Une fois les revues terminées, l’administrateur de sous-traitance préparera des rapports écrits détaillant l’avancement global de l’exécution du contrat et informera la direction générale de ces revues et de toutes les mesures associées prises.
En plus de remplir les fonctions susmentionnées, l’administrateur de sous-traitance négociera également les règlements finaux du contrat ainsi que les prix associés sur toutes les ressources et fournitures nécessaires à l’exécution du contrat. De plus, il ou elle négociera également les conditions contractuelles initiales et établira des politiques et des procédures de travail. Une partie de ce processus comprendra l’examen, l’analyse et l’évaluation des propositions des sous-traitants. S’occupant de la maintenance des contrats et des sous-contrats, il supervisera également la production et la diffusion de l’information afin d’assurer une compréhension mutuelle de toutes les conditions contractuelles.
L’accomplissement efficace de ces tâches nécessitera souvent l’analyse des données de marché et des données financières connexes, ainsi que l’examen minutieux d’autres sources d’information pour garantir les meilleurs prix, conditions contractuelles et niveaux de service. Les administrateurs de sous-traitance prépareront et maintiendront également des bases de données pour suivre les données importantes liées à l’exécution des contrats. Le suivi de ces données peut inclure les prix des fournitures, les performances des produits, les performances des sous-traitants, les stocks disponibles et toutes les dépenses associées à l’exécution du contrat. Compte tenu du haut niveau de responsabilité et de l’attention portée aux détails, le poste nécessite généralement des candidats titulaires d’un baccalauréat et de plusieurs années d’expérience connexe, en plus de réussir un apprentissage avant de travailler de manière indépendante.