Un assistant aux achats est une personne qui travaille dans le service des achats d’une entreprise ou d’un établissement de vente au détail. Cette personne peut aider les acheteurs principaux ou les acheteurs à prendre des décisions concernant les achats à effectuer, bien que la plupart des personnes occupant ce poste travaillent davantage sur le côté administratif et sur la saisie de données. Certains serviront également de point de contact entre le service des achats et les fabricants ou entreprises auprès desquels les articles sont achetés. Il est important pour quiconque souhaite travailler en tant qu’assistant d’achat d’avoir une grande attention aux détails et la capacité de comprendre des rapports complexes, des bons de commande et des factures.
Il n’y a généralement pas beaucoup d’exigences de formation spécifiques pour devenir assistant d’achat. La plupart des gens auront au moins un diplôme d’études secondaires et éventuellement un diplôme d’associé ou un baccalauréat en commerce ou en comptabilité, bien que la plupart des entreprises ne l’exigent pas et soient disposées à fournir une formation en cours d’emploi pour ce poste de premier échelon. Les personnes qui souhaitent éventuellement travailler en tant qu’acheteur ou acheteur commenceront souvent ici en tant qu’assistant aux achats et tenteront de progresser après quelques mois ou années dans le poste, selon la taille de l’entreprise.
Le travail administratif et la saisie de données sont souvent l’aspect le plus important du travail d’un assistant aux achats. Lorsque l’acheteur senior prend des décisions sur ce qu’il faut acheter pour l’entreprise et quand, cette information peut ensuite être fournie à l’assistant aux achats qui est chargé d’établir le bon de commande, voire de le passer. Pour cette raison, une excellente attention aux détails est requise afin d’éviter des erreurs coûteuses. Sur une base hebdomadaire ou mensuelle, l’assistant peut être chargé de préparer des rapports d’achat détaillés et de s’assurer que les factures sont préparées et distribuées au besoin.
Il est également important qu’un assistant aux achats soit en mesure de fournir un bon service client, car c’est peut-être lui qui est contacté par des fabricants ou des sous-traitants externes. Bien que ses supérieurs soient probablement ceux qui rédigent les contrats, l’assistant peut être celui qui les envoie et s’assure qu’ils sont remplis et signés correctement, il est donc important de développer des relations positives avec les fabricants ou les entrepreneurs. En plus de ces tâches régulières, un assistant aux achats peut également avoir besoin de fournir une assistance bureautique généralisée, telle que répondre au téléphone, classer et utiliser diverses technologies de bureau comme des télécopieurs.