Un bibliothécaire de prison est chargé de fournir tous les services d’une bibliothèque civile dans le cadre de restrictions et de règlements de sécurité spécifiques. La gestion des différents aspects d’une bibliothèque de prison est la principale responsabilité de ce bibliothécaire. Les fonctions principales des bibliothécaires sont dictées par l’environnement de sécurité environnant. Maintenir un niveau de sécurité adéquat est l’un des aspects les plus importants du travail d’un bibliothécaire de prison.
Les bibliothécaires pénitentiaires font de leur mieux pour fournir autant d’informations aux populations carcérales que leur permet la prison ou le système carcéral au sein duquel ils fonctionnent. En raison du personnel civil, de l’espace et du financement limités, aucun bibliothécaire de prison n’est en mesure de fournir tous les services disponibles dans une bibliothèque typique. En conséquence, les bibliothécaires pénitentiaires doivent limiter les services disponibles à ceux qui desserviront le plus grand nombre de clients ou qui auront le plus d’impact sur une population carcérale. La majorité des bibliothécaires pénitentiaires limitent les services de la bibliothèque pénitentiaire à la fourniture de documents populaires tels que des magazines et l’accès à des informations juridiques.
Alors que les bibliothèques civiles peuvent disposer de nombreux équipements tels que des centres de lecture populaires, des zones de retraite personnelles, un personnel adéquat et même des centres d’apprentissage, les bibliothèques pénitentiaires se limitent à fournir des services conformes aux protocoles de sécurité et qui ont le plus grand impact sur le plus grand nombre de détenus. Les bibliothécaires pénitentiaires doivent continuellement trier les documents pour les rendre adaptés avant de les mettre à la disposition des délinquants et peuvent passer beaucoup de temps à rechercher ou à intercepter des cerfs-volants – des notes manuscrites illicites laissées à l’intérieur des livres pour que d’autres détenus puissent les trouver. Un bibliothécaire de prison doit comprendre les règles de sécurité de la prison en particulier. Par exemple, dans un environnement à sécurité minimale, les centres de retraite personnels où les visiteurs de la bibliothèque peuvent avoir une certaine intimité et lire tranquillement peuvent être autorisés alors que, dans des environnements à sécurité plus élevée, de tels privilèges ne sont jamais autorisés.
Un bibliothécaire de prison est également attaché au code de déontologie de la profession de bibliothécaire qui épouse le concept du libre accès à l’information. La bibliothèque de la prison ne fonctionne pas séparément mais comme une bibliothèque au sein de l’environnement carcéral global, et cette relation entre prison et bibliothécaire peut remettre en cause ce concept de libre accès. Le bibliothécaire de la prison donne accès à divers niveaux de matériel en fonction des caractéristiques démographiques de la population carcérale, de la disponibilité des employés détenus et des types de détenus incarcérés. Un bibliothécaire de prison a besoin d’un personnel pour gérer une grande bibliothèque, mais doit également être assuré de sa propre sécurité tout en travaillant aux côtés d’employés détenus ou de fiduciaires.
Même si le libre accès à l’information est primordial pour un bibliothécaire de prison, la sûreté et la sécurité sont la considération la plus importante. Les livres à couverture rigide, les CD et les publications contenant des agrafes sont interdits dans les bibliothèques des prisons car ils peuvent être affûtés, utilisés comme gilets pare-balles ou transformés en arme. Les échantillons de parfums et de parfums dans certains magazines sont très prisés par les détenus hommes et femmes et doivent être retirés afin qu’ils ne soient pas utilisés comme monnaie d’échange pour obtenir des articles illégaux. Ces produits odorants peuvent être utilisés comme monnaie pour toute sorte d’activités non autorisées menées par la population carcérale, ils doivent donc être retirés.