Les commis à l’approvisionnement sont des personnes chargées de gérer les zones d’approvisionnement des entreprises de manière à garantir que toutes les fournitures essentielles nécessaires au fonctionnement continu de l’entreprise sont disponibles en quantités suffisantes. En règle générale, le commis aux approvisionnements travaillera en tandem avec les superviseurs de département et les agents d’achat pour déterminer la quantité de différents articles à garder en main et pour développer des critères de réapprovisionnement basés sur les modèles d’utilisation afin de maintenir l’inventaire des fournitures dans des limites raisonnables. Pour ce faire, un commis aux fournitures gérera les processus utilisés pour décaisser les articles de l’inventaire de la salle d’approvisionnement, effectuera des rapprochements d’inventaire périodiques pour assurer l’exactitude des enregistrements de la salle d’approvisionnement et lancera des demandes aux agents d’achat qui se verront à leur tour attribuer un bon de commande. numéro et placé auprès des fournisseurs pour l’exécution des commandes.
L’une des tâches principales d’un commis aux fournitures est de tenir des registres précis du type et de la quantité d’articles stockés dans la salle des fournitures. Au cours des décennies passées, cela était souvent géré avec un certain type de système de classement manuel qui permettait d’afficher rapidement les réceptions des marchandises récemment reçues tout en enregistrant également les décaissements des articles dans différents départements. Dans le cadre du processus, les personnes autorisées de ces départements rempliraient une simple demande pour certaines pièces ou d’autres articles, en notant le département qui recevrait ces marchandises. Le commis aux fournitures utiliserait la demande pour extraire l’article et la quantité de l’inventaire et livrer ces articles à ce représentant du département. À ce stade, le formulaire de demande serait mis à jour avec la date et l’heure du décaissement, signé par le représentant du ministère, puis utilisé par le commis à l’approvisionnement pour soustraire cette quantité et ce type de marchandise des registres d’inventaire.
Un commis à l’approvisionnement utiliserait également des copies des connaissements et des listes de colisage pour recevoir les marchandises entrantes et les ajouter à l’inventaire. En règle générale, les marchandises seraient inspectées avant l’acceptation, puis signées et attribuées à un emplacement spécifique dans la salle d’approvisionnement pour le stockage. L’attribution d’emplacements spécifiques a facilité la récupération des marchandises au moment et selon les besoins des différents services, et a également minimisé les risques d’erreurs dans le décompte des unités.
Aujourd’hui, la technologie permet au commis aux fournitures d’entrer rapidement les mises à jour de l’inventaire des fournitures via une base de données informatique. La base de données peut être programmée pour identifier tout article proche du nombre minimum d’unités à conserver, offrant au commis la possibilité de préparer et de soumettre rapidement des demandes de réapprovisionnement. L’utilisation d’une base de données d’approvisionnement facilite également une tâche courante commune à de nombreux systèmes d’approvisionnement, connue sous le nom d’inventaire tournant. Essentiellement, un inventaire tournant est un inventaire physique périodique de tous les articles de l’inventaire et est utilisé pour réconcilier les écarts pouvant exister entre les enregistrements d’approvisionnement et le nombre réel d’unités de chaque article trouvé dans l’inventaire. Cette tâche permet de tenir compte des différences pouvant survenir en raison d’erreurs de comptage ou de pièces et autres équipements pouvant être déclarés obsolètes, et aide à s’assurer que les fournitures essentielles sont toujours disponibles en cas de besoin.